Avantages et inconvénients du dépôt direct
La manière dont les employés reçoivent leurs salaires est un élément important de toute entreprise. Lorsqu'il existe plusieurs options, c'est à l'employeur de décider laquelle il proposera. Deux méthodes de paiement sans papier populaires sont le dépôt direct et les cartes de paiement, ces dernières étant également connues sous le nom de cartes de paie. Les cartes de paie et les dépôts directs présentent des avantages et des inconvénients, et les détails clés sur les deux méthodes vous aideront à déterminer si les cartes de paie ou le dépôt direct conviennent à votre entreprise et à vos employés.
Commençons par les bases.
Qu'est-ce que le dépôt direct ?
Le dépôt direct est un paiement par transfert électronique effectué directement depuis le compte bancaire d'un employeur vers le compte d'épargne ou le compte courant d'un employé pour le salaire net gagné. Les paiements par dépôt direct sont régis par la National Automated Clearing House Association, une organisation à but non lucratif qui supervise le réseau ACH et d'autres domaines des paiements électroniques.
Qu'est-ce qu'une carte de paiement ?
Une carte de paiement est un carte prépayée offerte par un employeur pour payer le salaire net d'un employé. Les cartes de paiement fonctionnent comme une carte de débit, l'employeur soumettant les salaires via un numéro d'acheminement et un numéro de compte. [Lire l'article connexe : Qu'est-ce qu'une carte de paiement ?]
Les titulaires de carte peuvent retirer de l'argent et faire une demande de solde, bien que ces demandes puissent entraîner des frais si elles sont utilisées trop souvent ou pas assez souvent. Les cartes de paiement sont réglementées par les lois de l'État, vous pouvez donc avoir des facteurs supplémentaires à prendre en compte en fonction de votre état. Cela peut être positif, car certains États font des efforts pour réduire les frais qui affectent les employés.
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Avantages et inconvénients du dépôt direct et des cartes de paiement pour les employés et les employeurs
Il existe diverses raisons pour lesquelles un employé ou un employeur pourrait privilégier une méthode plutôt qu'une autre. Le dépôt direct nécessite que l'employé dispose d'un compte d'épargne ou d'un compte courant pour déposer des fonds, tandis qu'une carte de paiement est simplement une carte prépayée et rechargeable qui ne nécessite aucun compte bancaire. Cependant, le dépôt direct permet à un employé de diviser son salaire sur plusieurs comptes, alors qu'avec les cartes de paiement, un salaire net est transféré à chaque période de paie. Cela peut limiter la flexibilité de distribution de son salaire, même si certaines personnes trouvent pratique de regrouper tous les salaires dans un seul endroit facilement accessible.
Pour les employeurs, le dépôt direct et les cartes de paiement offrent tous deux l'avantage d'un processus de distribution de paie sans papier. Les deux méthodes de paiement permettent également à un employeur de transférer électroniquement des fonds si un employé est malade, en vacances ou travaille à distance.
Quelle que soit la manière dont vous décidez de payer vos employés, vous devez toujours savoir comment fonctionne la paie. du temps nécessaire au traitement et des informations nécessaires, telles que le taux de rémunération et les heures travaillées.
Avantages et inconvénients du dépôt direct
Le dépôt direct est la norme pour les travailleurs américains. De nombreux employés y adhèrent, permettant à leurs employeurs de déposer leur salaire net sur leur compte chèque ou d'épargne.unt, ou peut-être les deux.
Avantages
Inconvénients
Pour vous aider dans votre processus de paie, il est important de choisir un système de paie en ligne qui correspond le mieux à vos besoins. . Assurez-vous, lorsque vous en choisissez une, qu'elle offre toutes les options de paiement que vous souhaitez.
Avantages et inconvénients des cartes de paiement
Une carte de paiement est une carte prépayée et rechargeable qui ne nécessite aucun compte bancaire. Un salaire net est transféré sur la carte du salarié à chaque période de paie. Bien qu'il ne soit pas aussi courant que le dépôt direct, il devient de plus en plus populaire chaque année.
Avantages
Inconvénients
Frais de dépôt direct et de carte de paiement
Un avantage supplémentaire du dépôt direct et des cartes de paiement est que vous n'avez pas à payer pour les chèques, l'encre et l'impression. Cependant, il s'agit d'un compromis pour d'autres frais. Les employeurs par dépôt direct paient des frais d'installation et des frais de transaction pour chaque fois qu'ils déposent un salaire sur le compte d'un employé. Le logiciel de paie ou le fournisseur de services peut également facturer des frais.
Les frais de carte de paiement affectent principalement les employés. Par exemple, certaines cartes de paiement facturent des frais pour les retraits aux distributeurs automatiques, des frais au point de vente à chaque fois que la carte est glissée, des frais pour vérifier votre solde ou des frais d'inactivité.
Les frais de carte de paiement deviennent cependant plus transparents. Le 1er avril 2019, le Bureau de protection financière des consommateurs a publié une règle selon laquelle les fournisseurs de cartes de paiement doivent divulguer ces frais aux titulaires de carte.
Si un employé a besoin d'une avance sur salaire, vous devriez toujours pouvoir le payer par dépôt direct. ou une carte de paiement. Cependant, en fonction de la structure des coûts de votre service de paie, vous devrez peut-être payer des frais supplémentaires pour le traitement supplémentaire.
Le dépôt direct et le vol et la fraude par carte de paiement
Les cartes de paiement ont les mêmes règles de sécurité comme les cartes de débit. Si vous signalez une carte de paiement volée ou perdue dans les deux jours, la loi sur le transfert électronique de fonds limite votre responsabilité à 50 $. La perte maximale passe à 500 $ si vous la déclarez plus de deux jours ouvrables après avoir constaté la perte, mais dans les 60 jours suivant la réception de votre relevé.
Un titulaire de carte n'est pas responsable si un numéro de carte volé est utilisé et qu'un délit est signalé dans les 60 jours suivant le relevé du solde. L'un des inconvénients majeurs de l'utilisation d'une carte de paiement est que les sociétés de services telles que les hôtels, les voitures de location et les compagnies aériennes peuvent bloquer temporairement ou « geler » une carte de paiement pendant des jours ou des semaines.
Du côté des employeurs, cependant, les cartes de paiement et le dépôt direct sont des moyens relativement sûrs de payer les employés – en particulier pour ceux qui n'ont pas de compte bancaire, dans le cas des cartes de paiement.
Les employés ont tendance à préférer le dépôt direct, mais en tant que propriétaire d'entreprise ou employeur, vous souhaiterez peut-être demander à vos employés quel est leur mode de paiement préféré. Demandez-leur quels avantages (commodité, frais peu élevés, etc.) comptent le plus pour eux. Dans le cadre de cette conversation, soyez ouvert sur vos découvertes. Nous espérons que la collecte de ces données et des commentaires des employés rendra votre choix évident et facile pour toutes les parties impliquées.