Comment fonctionnent les charges sociales ?
Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise aux États-Unis, vous devrez comprendre les charges sociales dès le moment où vous embauchez votre premier employé. Remontant au New Deal de Franklin D. Roosevelt, les charges sociales sont les impôts retenus sur les revenus d'un employé (y compris les salaires, primes ou cadeaux en espèces de l'employeur) pour financer des programmes fédéraux comme Medicare et la sécurité sociale.
< p>Au lieu de taxer directement les employés, qui peuvent ou non payer leurs impôts à temps, le gouvernement exige que les employeurs retiennent un pourcentage des chèques de paie des employés. Par conséquent, il appartient aux propriétaires de petites entreprises de comprendre les tenants et les aboutissants de la fiscalité. Les employeurs peuvent gérer ce processus eux-mêmes, faire appel à un fiscaliste ou faire appel à un service de paie pour gérer toutes leurs responsabilités en matière de paie et de charges sociales.Note de l'éditeur : Vous recherchez des informations sur les services de paie ? Remplissez le questionnaire ci-dessous et nos fournisseurs partenaires vous contacteront avec les informations dont vous avez besoin :
Que sont les charges sociales ?
Les charges sociales comportent deux éléments principaux. La première partie est la partie du salaire d'un employé que l'employeur retient. C'est ce qu'on appelle la contribution de l'employé et elle est indiquée sur sa fiche de paie. La deuxième partie est le montant des cotisations des employeurs, qui est également basé sur la rémunération des employés.
Impôts fédéraux
Impôts des États
Comment fonctionnent les charges sociales ?
Les charges sociales sont retenues sur le chèque de paie de chaque employé pour financer la sécurité sociale et l'assurance-maladie. Les employeurs sont responsables de retenir les impôts de leurs employés et de les soumettre, ainsi que leur part des impôts de la Federal Insurance Contributions Act (FICA), à l'IRS.
Lorsque les employés déclarent leurs impôts, ils n'ont pas à le faire. saisissez manuellement leurs charges sociales sur chaque chèque de paie, car leur employeur le fera pour eux. Une fois que les employés ont déclaré leurs impôts, ils peuvent obtenir une déclaration de revenus de l'IRS. Cela se produit lorsqu'un employeur surestime le montant dû par un employé et retire ce montant de son salaire. Le gouvernement restitue le trop-payé à l'employé.
Si vous êtes marié et que vous déclarez vos impôts conjointement, il se peut que vous n'ayez pas retenu suffisamment d'impôts Medicare. Si votre revenu gagné dépasse 250 000 $, vous serez soumis à un impôt supplémentaire. Cela s'applique également aux personnes mariées qui déclarent séparément si leurs revenus sont supérieurs à 125 000 $, et cela peut être couvert en ajustant vos retenues à la source et en effectuant des paiements d'impôts estimés.
Que comprennent les charges sociales ?
Les charges sociales sont divisées en trois flux principaux : la sécurité sociale et Medicare, qui sont mandatés par la FICA, et les revenus fédéraux.
Les cotisations de sécurité sociale sont versées dans un fonds pour les prestations aux personnes âgées et l'assurance invalidité, tandis que Medicare fournit des soins de santé. pour les personnes âgées. En plus de retenir des impôts sur le salaire d'un employé, les employeurs doivent égaler les cotisations de sécurité sociale et d'assurance-maladie et effectuer d'autres paiements comme les taxes de chômage étatiques et fédérales ou les indemnisations des accidents du travail.
Sonya Muenchen, fondatrice de The Payroll Gal, a Je suis conseiller en matière de charges sociales auprès des petites entreprises depuis plus de 20 ans. Elle a déclaré qu'il est important que les propriétaires d'entreprise comprennent exactement de quoi ils sont responsables.
« En tant qu'employeur, vous êtes responsable de… suivre le temps, calculer la masse salariale en fonction des certificats fiscaux des employés et déposer un chèque de paie sur une base hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle », a-t-elle déclaré.
Selon la Society for Human Resource Management, le plafond salarial imposable pour la sécurité sociale est généralement augmenté chaque année en fonction de l'augmentation des salaires. le salaire moyen national. En 2021, le salaire maximum soumis aux charges sociales de la Sécurité sociale augmente de 5 100 $, pour atteindre un total de 142 800 $.
Les charges sociales et l'impôt sur le revenu
En plus de la Sécurité sociale et de Medicare cotisations, qui sont versées à des fonds spécifiques, les salariés doivent payer un impôt fédéral sur le revenu. Le taux d'imposition d'un employé est déterminé par sa tranche d'imposition fédérale sur le revenu, qui est ajustée chaque année en fonction de l'inflation par l'IRS. Contrairement à l'impôt FICA, l'impôt fédéral sur le revenu n'est versé dans aucun fonds spécifique.
En fonction de votre emplacement, vous pouvez avoir des retenues à la source et des impôts sur le revenu supplémentaires.
« Les États et certaines localités également ont des charges sociales et incluent souvent des éléments tels que l'assurance invalidité de l'État », a déclaré Michael Law, un expert-comptable agréé chez Canopy Tax. « Si l'un de vos employés gagne plus de 200 000 $, une surtaxe Medicare supplémentaire est retenue sur lui. »
Limites salariales et charges sociales
Pour 2021, la limite de base salariale est de 142 800 $. Si un employé gagne ce montant auprès d'un seul employeur, ses charges sociales sont plafonnées à ce salaire. Si une personne a plus d'un employeur et gagne plus que ce montant, elle devra faire une réclamation pour ajuster les taxes de sécurité sociale payées en trop.
La taxe Medicare n'a pas de limite salariale, car tous les salaires couverts y sont soumis. Toutefois, si vous gagnez plus de 200 000 $ par an, votre employeur retiendra une taxe Medicare supplémentaire de 0,9 %.
Les charges sociales incluent les paiements pour la sécurité sociale et Medicare. Il existe également des impôts fédéraux sur le revenu qui doivent être payés. Ces paiements ne sont pas versés à un fonds spécifique comme le font les taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie.
Quelle est la masse salarialex ?
Obligations fiscales des employeurs
Les employeurs sont responsables des impôts suivants sur leurs employés :
Obligations fiscales des employés
L'employé La contribution aux charges sociales est calculée en pourcentage du salaire imposable. Pour certains employés, le salaire imposable sera inférieur au salaire brut – par exemple, s'ils cotisent à un 401(k). Le salaire net fait référence au salaire net, ou au salaire brut moins les impôts.
À partir de 2021, le taux d'imposition sur les salaires retenu sur les employés est de 7,65 %, plus l'impôt sur le revenu fédéral et celui des États. Voici comment cela se décompose :
Si vous êtes votre propre patron, vous devrez retenir vos propres impôts. Le taux de cotisation sur les salaires des indépendants est de 15,3 %. [Lire l'article connexe : Impôts des indépendants : ce que chaque freelance doit savoir]
Les employeurs et les employés ont chacun leurs propres obligations en matière de charges sociales. Les employeurs paient des charges sociales pour la sécurité sociale, l'assurance-maladie, le chômage fédéral et le chômage des États. Les employés paient la sécurité sociale et l'assurance-maladie en fonction d'un pourcentage de leur salaire.
Paiement des charges sociales
La loi stipule que la fréquence à laquelle vous effectuez des paiements de charges sociales dépend généralement de la taille de votre entreprise. la fréquence à laquelle vous gérez la paie et le type d'employeur que vous êtes.
« Les employeurs familiaux avec une petite masse salariale ont les exigences de dépôt les plus clémentes, avec des dépôts annuels », a-t-il déclaré. "Ceux qui ont une masse salariale plus importante doivent effectuer des dépôts mensuellement ou bihebdomadairement."
La loi stipule que les entreprises qui ont la malchance d'être prises dans une zone sinistrée déclarée par le gouvernement fédéral peuvent voir leurs paiements requis assouplis pendant une courte période.< /p>
Bien qu'il soit possible de remplir vous-même vos charges sociales, cela peut s'avérer compliqué, surtout lorsqu'il s'agit de suivre les paiements et de retenir le bon montant d'argent.
« Le plus solide Pourtant, le conseil de base que je donne aux propriétaires d'entreprise est de créer une société de paie et de prendre l'habitude de déposer tout ce qu'ils vous disent de déposer », a déclaré Anthony Parent, propriétaire du cabinet de droit fiscal et de services fiscaux aux entreprises Parent & Parent LLP.
La fréquence à laquelle vous payez vos charges sociales est généralement déterminée par la taille de votre entreprise, le type d'entreprise que vous dirigez et la fréquence à laquelle vous traitez la paie.
Gérer les charges sociales
Il existe plusieurs façons de gérer les charges sociales des employés et de garantir que votre entreprise est conforme à l'IRS :
Si vous investissez dans un service ou travaillez avec un fiscaliste, plutôt que de vous occuper vous-même des charges sociales, vous pouvez consacrer plus de temps à gérer des projets et des problèmes importants au sein de votre entreprise.
Pour les employeurs, la loi CARES (Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security) est une loi fiscale qui accorde un allègement aux petites entreprises américaines face au coronavirus. Plusieurs crédits d'impôt prévus par la loi profitent aux petites entreprises, dont un pour le report des charges sociales. Contactez votre comptable ou votre conseiller financier pour plus d'informations sur la façon d'utiliser ces dispositions.
Que se passe-t-il si vous ne payez pas vos charges sociales ?
S'assurer que les charges sociales sont payées au les bonnes agences et à temps n'est pas une tâche que vous devez prendre à la légère. Si vous n'effectuez pas vos paiements à temps, vous pourriez être confronté à d'énormes amendes, voir votre entreprise fermer ses portes et éventuellement passer du temps derrière les barreaux.
La loi stipule que tout argent que vous retenez sur les chèques de paie de vos employés est destiné à la paie. les impôts appartiennent techniquement au gouvernement.
« Vous avez l'obligation fiduciaire de remettre ces fonds à l'agence gouvernementale compétente », a-t-il déclaré. "Vous n'êtes pas indemnisé pour la relation fiduciaire, mais vous êtes pénalisé si vous ne payez pas le montant dû à 100 % du montant qui aurait dû être payé."
Si vous ne payez pas le corrigez les charges sociales ou si vous envoyez des paiements plus tard que prévu, l'IRS peut vous rendre visite.
"Si vous prenez du retard dans le paiement des charges sociales, vous recevrez des avis de l'IRS et éventuellement une visite personnelle. de l'IRS », a déclaré Law. "Le non-paiement continu des charges sociales entraînera la fermeture de votre entreprise par l'IRS et une éventuelle peine de prison."
Parent a déclaré que l'IRS peut se montrer agressif en cas de non-paiement des charges sociales. La structure des charges sociales signifie que lorsqu'une entreprise ne retient pas le montant d'argent adéquat, le gouvernement peut passer à côté d'une grande partie des fonds. Cela signifie que les responsables de l'IRS sauront si vous payez votre part d'impôts.
"Un agent des recettes sera probablement affecté et procédera à une inspection personnelle et rapprochée de vos affaires", déclare Parent. dit. "Beaucoup de gens, moi y compris, pensent que sauter les dépôts de salaire pour joindre les deux bouts est vraiment un pacte avec le diable."
Les charges sociales sont une partie importante de votre entreprise. Même s'il peut être facile de se concentrer sur vos opérations quotidiennes et d'oublier les aspects organisationnels de haut niveau, les charges sociales sont une contribution à laquelle votre entreprise doit contribuer. Envisagez de vous associer à un service de paie ou de travailler avec un fiscaliste pour protéger votre entreprise de l'IRS.
Ne pas payer vos charges sociales correctement et à temps peut entraîner des amendes importantes de la part de l'IRS. Vous pourriez également être condamné à une peine de prison ou être contraint de quitter votre entreprise.
Siri Hedreen a contribué à la rédaction et au reportage de cet article. Des entretiens avec des sources ont été menés pour une version précédente de cet article.
Créer de meilleures entreprises
Des informations sur la stratégie et la culture de l'entreprise, directement dans votre boîte de réception. Fait partie du réseau business.com.< /p>