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Dans les affaires B2B, il est toujours possible que certains clients ne paient pas leurs factures à temps. Parfois, c'est parce que vos clients ont de nombreuses factures à payer dans un certain délai et oublient votre facture. D'autres fois, c'est parce qu'un client n'a pas l'argent dont il pensait avoir besoin pour payer vos services. La bonne nouvelle est que vous pouvez réduire votre nombre de factures impayées grâce aux stratégies de recouvrement de créances ci-dessous.
L'importance d'une stratégie de recouvrement de créances
Quand vous gagnez la majeure partie ou la totalité de votre argent Grâce aux services B2B, vous fournirez parfois vos services avant que vos clients n'aient payé. Bien que courant, ce modèle est intrinsèquement risqué car, lorsqu'un client ne paie pas sa facture à temps, il crée un écart dans votre trésorerie. En conséquence, vous disposerez de moins d'argent pour couvrir vos dépenses. Une stratégie de recouvrement de créances solide réduit la fréquence de ces lacunes.
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De plus, une bonne stratégie de recouvrement facilite les relations entre vous et vos clients. Étant donné que les stratégies de recouvrement impliquent que vous expliquiez en détail les méthodes que les clients peuvent utiliser pour vous payer et quand ils doivent le faire, elles facilitent également la vie de votre client. Pour cette raison et pour des raisons de trésorerie, vous devez réévaluer périodiquement votre stratégie de recouvrement : vous ne pouvez pas résoudre les problèmes tant que vous ne les avez pas identifiés, et certains problèmes peuvent ne pas être évidents au premier abord.
Une dette bien planifiée La stratégie de recouvrement minimise les risques d'interruption des flux de trésorerie et tend à augmenter la satisfaction des clients.
11 stratégies pour rationaliser votre processus de recouvrement de créances
Essayez quelques-unes, certaines, la plupart ou la totalité de ces stratégies de recouvrement. stratégies pour rationaliser votre processus de recouvrement de créances.
1. Vérifiez vos factures.
Parfois, les clients qui ne paient pas n'ont pas encore payé uniquement parce que vos factures n'indiquent pas clairement que le paiement est dû dans un certain nombre de jours. Vous pouvez minimiser ces erreurs de votre côté en révisant régulièrement votre politique de facturation. Cette approche signifie examiner la façon dont vous créez vos factures et vous assurer que chacun des éléments suivants est présent :
2. Vérifiez votre politique de facturation.
Vous devez examiner non seulement vos factures, mais également votre politique d'envoi des factures. Si vous facturez vos clients mensuellement mais que vous manquez régulièrement de trésorerie, optez pour une facturation bimensuelle. Alternativement, si vous envoyez généralement vos factures le dernier jour ouvrable du mois, essayez de les envoyer le premier jour du mois suivant. De cette façon, vos clients qui effectuent des paiements en haut du mois sont moins susceptibles de manquer vos factures.
3. Vérifiez votre technologie de facturation.
Peut-être que votre entreprise utilise un modèle Word ou Excel pour générer des factures. Cette approche, bien que garantissant la cohérence, implique un travail manuel considérable qui peut introduire des erreurs humaines inutiles dans vos pratiques de facturation. Envisagez de passer à la technologie de facturation pour minimiser ces erreurs et gagner du temps.
La technologie de facturation peut également suivre les interactions des clients avec les factures, automatiser le suivi des factures impayées, remplir automatiquement les champs de facture et bien plus encore. Pour en savoir plus sur les options d'applications de facturation telles que Square, Invoice2go, QuickBooks Online et FreshBooks, lisez le guide Business News Daily sur la façon de trouver le meilleur logiciel de facturation.
4. Passez en revue votre protocole de communication de facturation.
La façon dont vous envoyez les factures aux clients et effectuez le suivi peut affecter la rapidité avec laquelle vous recevez le paiement. De nombreuses entreprises soumettent leurs factures par e-mail ou via des applications, puis assurent le suivi des factures impayées avec de brefs e-mails, mais l'e-mail peut ne pas convenir aux dettes plus urgentes. Établissez une politique interne pour poursuivre les dettes avec plus de 14 jours de retard au moyen d'appels téléphoniques, que les débiteurs ont souvent beaucoup plus de mal à ignorer que les e-mails.
5. Facilitez les paiements des clients.
Les factures doivent indiquer les modes de paiement acceptés par votre entreprise. Cependant, le simple fait d'indiquer vos modes de paiement acceptés ne facilite pas en soi la facilité des paiements. Par exemple, ne vous contentez pas d'indiquer que vous acceptez les paiements via PayPal : incluez un lien PayPal cliquable qu'un client peut utiliser pour payer.
6. Présentez votre billing conditions immédiatement.
Que vous ayez une politique de crédit distincte ou des conditions de facturation standard, vous devez informer tous vos clients de votre protocole de facturation. Cela peut inclure la signature de votre accord de politique de crédit par des clients qualifiés dans le cadre du contrat initial, ou l'ajout d'un texte juridique à vos factures expliquant comment vous pouvez procéder pour recouvrer les dettes impayées.
7. Confirmez le processus de paiement de chaque client.
C'est une chose de déposer une facture auprès de votre contact professionnel dans une certaine entreprise ; c'en est une autre de déposer une facture auprès du service comptable de l'entreprise. L'envoi de factures à votre contact dans une entreprise cliente ne garantit pas que votre facture parviendra à l'équipe comptable, et une facture retardée à parvenir à la comptabilité sera payée plus tard. Votre contact professionnel n'est souvent pas votre contact comptable, alors demandez à vos clients à qui vous devez déposer vos factures.
8. Déterminez comment gérer les clients constamment en retard.
Il est inévitable qu'au moins un de vos clients paie régulièrement en retard. Pour gérer ces clients, vous pouvez prolonger vos conditions de paiement juste pour qu'ils répondent à leurs besoins, mais il existe des stratégies de recouvrement individualisées plus solides.
Par exemple, si votre client en retard répond rarement aux e-mails mais est assez réactif au téléphone. appelle, puis demandez à votre équipe comptable d'appeler ce client dans un certain délai après l'échéance du paiement. Alternativement, si vous avez rencontré des retards de paiement via un mode de paiement spécifique de la part de ce client, offrez-lui la possibilité de changer de mode de paiement. Ces stratégies de recouvrement individualisées pourraient encourager vos clients à payer.
9. Soyez proactif en matière de paiement.
Au lieu d'attendre la date d'échéance de votre paiement (avec un peu de chance, en même temps que le paiement), appelez le client une semaine avant la date d'échéance pour discuter de vos services. Demandez si des problèmes avec votre service pourraient amener le client à retarder le paiement. Répétez cet appel une semaine après la date d'échéance si la facture n'a pas été payée et notez toutes les promesses de paiement faites par votre client afin de pouvoir assurer un suivi approprié. Tenez-vous-en au téléphone et non aux e-mails ici, car les appels téléphoniques sont beaucoup plus difficiles à ignorer.
10. Ne le faites pas vous-même.
Beaucoup trop souvent, les propriétaires de petites entreprises se chargent de superviser le recouvrement des créances au détriment de leurs tâches commerciales plus directes, telles que la planification et la fourniture de services. Si vous disposez du budget, vous devriez embaucher un comptable ou un comptable, qu'il s'agisse d'un membre du personnel interne ou d'un service tiers.
Un comptable ou un comptable peut superviser le processus de facturation et de paiement du début à la fin. . Cela signifie créer et envoyer des factures, enregistrer les paiements, et bien plus encore. Un expert financier dédié est particulièrement utile si vos clients disposent également de leurs propres équipes financières, car les équipes financières des différentes entreprises peuvent mieux comprendre la situation de chacune. Les comptables peuvent également vous aider en matière de conformité fiscale et d'autres besoins réglementaires.
11. Engagez une agence de recouvrement de créances.
Lorsque la dette d'un client reste impayée, ignorée ou résiste suffisamment longtemps, vous pouvez ressentir le besoin de vous tourner vers une agence de recouvrement de créances. Les indépendants et les petites entreprises peuvent faire appel à des agences de recouvrement de créances pour bénéficier de l'expertise de tiers dans le recouvrement des dettes des clients impayés, mais cela est risqué. Pour commencer, c'est un moyen infaillible de couper les ponts avec le client. C'est également assez coûteux, avec des coûts allant de 25 % à 50 % de la dette poursuivie.
Cela dit, parfois, faire appel à une agence de recouvrement est véritablement la seule option (outre l'embauche d'un avocat spécialisé dans le recouvrement de créances). Vous saurez que c'est le cas si votre dette est en souffrance depuis plus de 90 jours et que d'autres approches, telles que le renvoi de factures avec des frais de retard ou des intérêts, n'ont pas abouti à un paiement.
Si vous devez le faire suivez la route du recouvrement, consultez nos avis sur les agences de recouvrement pour trouver le meilleur partenaire pour vos besoins. Vous devez également vous familiariser avec la loi sur les pratiques équitables de recouvrement des créances afin d'être certain que votre agence fonctionne conformément à la loi et vous dégage de toute responsabilité.
Entre vos propres stratégies de recouvrement et l'assistance de tiers. experts, vos clients pourraient payer assez tôt. Soyez simplement patient, réfléchi et plein de tact dans le processus.