Quelles sont les catégories courantes de dépenses professionnelles ?
Garder un œil sur les finances de l'entreprise, y compris le suivi des dépenses spécifiques liées à l'entreprise, est crucial pour gérer une entreprise. Une bonne comptabilité améliore les flux de trésorerie, l'oxygène dont votre entreprise a besoin pour survivre. De plus, un suivi minutieux des dépenses aide votre entreprise à bénéficier de précieuses déductions fiscales qui réduisent votre revenu brut ajusté. Voici ce que vous devez savoir sur les dépenses professionnelles et comment les suivre.
Que sont les dépenses professionnelles ?
Les dépenses professionnelles sont des dépenses directement liées au démarrage d'une entreprise et au maintien des opérations. Les exemples de dépenses professionnelles incluent les achats de stocks, la paie, les salaires et le loyer des bureaux.
Les dépenses professionnelles se répartissent en deux catégories :
« Il existe deux types de dépenses professionnelles : le coût des marchandises vendues, qui sont les coûts associés à la fabrication de votre produit ; et les dépenses d'exploitation, qui comprennent le loyer, les salaires, les licences et permis commerciaux et les impôts sur le travail indépendant », a expliqué Jeff Fazio, chef des spécialistes des petites entreprises à la Banque TD.
Séparer les dépenses professionnelles des dépenses personnelles est crucial pour une bonne gestion fiscale des petites entreprises, car les dépenses professionnelles peuvent vous aider à bénéficier de déductions fiscales. Des déductions fiscales sont appliquées à votre revenu imposable, réduisant potentiellement le taux global que vous paierez.
« Les dépenses professionnelles sont des coûts ordinaires et nécessaires qu'une entreprise engage pour fonctionner », a noté Nicholas Holmes, fondateur de Product Reviewer. « Les entreprises doivent suivre et catégoriser leurs dépenses, car certaines dépenses peuvent être considérées comme des déductions fiscales, ce qui entraîne des économies significatives. »
Les déductions fiscales ne doivent pas être confondues avec les crédits d'impôt, tels que les crédits d'impôt pour la recherche et le développement, qui s'appliquent directement à votre facture fiscale, et non à votre revenu imposable.
Quelles sont les activités courantes ? catégories de dépenses ?
Classer vos dépenses professionnelles est utile. La catégorisation peut vous éclairer sur la manière dont vous hiérarchisez les dépenses dans le budget de votre petite entreprise, ce qui vous permet de repérer plus facilement les domaines dans lesquels vous pouvez réduire les dépenses professionnelles.
Voici quelques catégories de dépenses professionnelles courantes :
Quels types des dépenses professionnelles sont déductibles d'impôt ?
De nombreuses dépenses professionnelles sont éligibles à une déduction fiscale. Dans certains cas, des règles spéciales peuvent s'appliquer à votre entreprise et ce que vous pourriez considérer comme une dépense déductible. Par exemple, les entreprises légales de cannabis, conformément à la loi de l'État, ne peuvent pas déduire le coût des marchandises vendues de leur facture fiscale fédérale en vertu de l'article 280E de l'Internal Revenue Code. Pour être sûr du statut de votre entreprise en vertu des lois fiscales étatiques et fédérales, consultez un expert-comptable agréé (CPA) concernant la législation fiscale.
« L'IRS définit les dépenses professionnelles comme les coûts ordinaires et nécessaires pour supporter faire des affaires dans votre secteur », a expliqué David McKeegan, co-fondateur de Greenback Expat Tax Services. "En règle générale, les dépenses qui répondent à ces critères sont déductibles d'impôt pour les entreprises à but lucratif."
Certaines des dépenses professionnelles déductibles d'impôt les plus courantes comprennent :
Il est essentiel d'avoir un une comptabilité complète et précise de chaque dépense déductible. Lorsque vient le temps des impôts, vous pouvez détailler ces dépenses déductibles pour réduire votre facture fiscale globale.
« La saison des impôts est une période redoutée de l'année pour ceux qui ne sont pas préparés. On peut s'y préparer en tenant des registres méticuleux », a conseillé Holmes. « De nombreuses dépenses sont déductibles d'impôt, comme les déjeuners et réunions d'affaires, le coût des données mobiles, les déplacements, les fournitures de bureau, le loyer, etc. Cela signifie que les propriétaires seront sûrement remboursés. Cependant, les propriétaires ne peuvent obtenir une remise en argent que s'ils suivent, catégorisent et divulguent entièrement toutes les dépenses. »
Vérifiez auprès de votre comptable au sujet des déductions fiscales folles mais légales. Par exemple, les limousines, les abonnements à une salle de sport, les animaux de compagnie et même les teintures capillaires peuvent être admissibles – dans les bonnes circonstances.
Quels types de dépenses ne sont pas déductibles des impôts ?
Il est facile de supposer que toutes les dépenses professionnelles sont déductibles des impôts, mais c'est faux. La liste ci-dessous couvre les éléments non déductibles les plus courants. Pour une liste complète, vous devrez vous en remettre à l'IRS.
Comment suivre les dépenses professionnelles ?
Pour bénéficier des déductions fiscales maximales auxquelles vous avez droit en vertu de la loi , vous devez suivre avec diligence vos dépenses professionnelles. Voici comment procéder.
1. Créez un compte bancaire professionnel.
Lors du suivi des dépenses professionnelles, votre première étape consiste à créer un compte bancaire professionnel dédié pour séparer les finances de votre entreprise de vos finances personnelles. Les comptes professionnels peuvent facilement générer des déclarations de revenus, aidant ainsi à payer les impôts.
"Toutes les dépenses professionnelles doivent être payées via un compte courant professionnel", a conseillé Fazio. « Les comptes d'entreprise… permettent aux entreprises d'avoir une vue précise des flux de trésorerie afin de produire les états de résultats nécessaires à l'obtention du financement et peuvent faciliter le processus de déclaration de revenus et contribuer à atténuer la responsabilité financière. »
2. Utilisez un logiciel de comptabilité basé sur le cloud.
De nombreux propriétaires de petites entreprises suivent leurs dépenses professionnelles à l'aide de Microsoft Excel. Cependant, cette méthode est sujette aux erreurs humaines. À mesure que votre entreprise se développe, il est difficile de rester organisé avec des feuilles de calcul.
L'utilisation du meilleur logiciel de comptabilité d'entreprise via le cloud automatise plusieurs éléments du suivi des dépenses professionnelles et vous aide à organiser vos finances.
"Le suivi des dépenses professionnelles sera moins pénible si le bon outil est utilisé », a expliqué Holmes. « De nombreuses petites entreprises utilisent un logiciel de comptabilité cloud pour accéder à leurs données comptables sur leur téléphone portable.es. Les logiciels cloud permettent aux petites entreprises d'ajouter des dépenses en déplacement et de se connecter à [leur] compte bancaire ou à leur carte de crédit pour que les dépenses soient mises à jour automatiquement. »
Connecter un logiciel de comptabilité à vos institutions financières peut vous aider à mieux organiser vos dépenses, identifiez les déductions fiscales possibles et enregistrez les reçus numériques de vos dépenses.
"Avec un logiciel [de comptabilité], les dossiers fiscaux sont plus sécurisés et vérifiables", a ajouté Holmes. "Ils sont meilleurs que les feuilles de calcul et les reçus papier, car les données stockées dans le cloud conservent tous les documents au même endroit aussi longtemps que vous le souhaitez."
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3. Gérez vos reçus.
En plus du suivi numérique des dépenses, prenez des photos des reçus physiques pour les paiements en espèces ou les paiements effectués sur une carte de crédit personnelle. Par exemple, si un employé emmène un client déjeuner et paie avec sa carte, demandez-lui d'enregistrer la transaction en prenant une photo du reçu et en vous l'envoyant pour vos dossiers.
Autres reçus physiques à suivre incluent le kilométrage de la voiture, les billets de train pour les déplacements domicile-travail, les factures Internet et autres dépenses de remboursement.
Envisagez d'utiliser des outils de suivi des reçus pour votre entreprise. Par exemple, l'application Expensify peut lire automatiquement la photo d'un reçu et la convertir en dépense enregistrée.
Quels sont les avantages du suivi des dépenses professionnelles ?
Le suivi des dépenses professionnelles présente des avantages. au-delà du droit aux déductions fiscales. En voici quelques-uns notables.
1. Le suivi des dépenses professionnelles vous aide à comprendre les flux de trésorerie de votre entreprise.
Les propriétaires d'entreprise peuvent plus facilement comprendre les flux de trésorerie (un facteur essentiel de survie de l'entreprise) lorsqu'ils suivent avec précision les dépenses.
"L'un des La principale raison pour laquelle la plupart des entreprises échouent est la mauvaise gestion des flux de trésorerie », a prévenu Holmes. "Les propriétaires peuvent gérer leurs flux de trésorerie grâce à la gestion quotidienne des dépenses afin que les dépenses ne dépassent pas les revenus à la fin du mois."
2. Le suivi des dépenses professionnelles démontre la rentabilité de votre entreprise.
Un suivi efficace des dépenses professionnelles permet aux propriétaires d'entreprise d'évaluer la performance de leur entreprise en mettant en lumière sa marge bénéficiaire. Le suivi peut également fournir aux prêteurs un dossier financier clair, améliorant ainsi les chances qu'une entreprise puisse obtenir le financement dont elle a besoin pour se développer.
"Le pourcentage de profit indique combien une entreprise génère de l'argent et aide à attirer les investisseurs. investisseurs, finance les activités quotidiennes et aide à obtenir du financement », a expliqué Holmes. "Chaque entreprise veut être rentable en un coup d'œil, mais beaucoup ont du mal à le calculer, car elles ne tiennent pas de registres précis de leurs revenus et dépenses."
3. Le suivi des dépenses professionnelles identifie les économies potentielles.
Un bon logiciel de comptabilité peut vous aider à séparer les dépenses non remboursées des dépenses déductibles, vous permettant ainsi d'étiqueter des postes spécifiques par catégorie de dépenses. Cela inclut des balises telles que les dépenses personnelles, les frais de divertissement, les frais de repas, les frais de déplacement et les dépenses en capital. La séparation des dépenses est utile à des fins de déclaration à la fin de l'année fiscale et vous permet d'examiner vos dépenses professionnelles à un niveau granulaire et de déterminer où vous pourriez réaliser des économies.
4. Le suivi des dépenses professionnelles vous permet de respecter votre budget.
En tant que propriétaire d'entreprise, comprendre votre budget est essentiel pour prendre les bonnes décisions financières. Le suivi de vos dépenses vous donnera une meilleure idée du montant que vous dépensez, de ce pour quoi vous dépensez de l'argent et si votre budget actuel doit être ajusté.
Par exemple, vos dépenses sont peut-être plus élevées que prévu. Vous devrez peut-être augmenter votre budget ou réduire vos dépenses pour vous assurer de respecter votre budget. Quoi qu'il en soit, ces connaissances vous aident à rester conscient de vos finances.
5. Le suivi des dépenses professionnelles améliore la satisfaction des employés.
En suivant vos dépenses professionnelles, vous pouvez rembourser plus rapidement les employés pour les dépenses personnelles telles que les déplacements, les déplacements domicile-travail, les repas, les fournitures professionnelles et le matériel de formation. Offrir cet avantage de remboursement aux employés peut agir comme une incitation au recrutement et à la rétention. Les employés se sentiront plus valorisés et satisfaits si leurs dépenses professionnelles sont couvertes.
D'autres moyens d'améliorer le bonheur des employés incluent la mise en place d'une politique généreuse de congés payés (PTO), la promotion d'un environnement de travail positif et l'encouragement du développement professionnel.
Le suivi des dépenses professionnelles est essentiel au succès
Si vous démarrez une entreprise ou cherchez à vous développer dans un avenir proche, vous devez suivre vos dépenses professionnelles de manière méticuleuse et transparente. Vous pourrez réduire votre revenu imposable et mieux gérer votre entreprise.
Lorsque les flux de trésorerie souffrent, examinez vos dépenses professionnelles et trouvez les domaines dans lesquels vous pouvez réduire vos dépenses. À l'inverse, lorsque votre entreprise se porte bien, vous pouvez examiner les opportunités d'investissement dans la croissance.
Le suivi des dépenses professionnelles peut également vous aider à démontrer aux prêteurs que votre entreprise est financièrement responsable et peut être un emprunteur de confiance. lorsque vous avez besoin de financement.