Externaliser un audit
En tant que propriétaire de petite entreprise, vous avez de nombreuses responsabilités avec lesquelles jongler. Il peut être tentant de se retirer des finances de votre entreprise simplement pour retirer quelque chose de votre assiette, surtout si la tenue des livres et la comptabilité ne sont pas vos points forts. Cependant, vous devez rester impliqué dans les finances de votre entreprise.
Si vous embauchez quelqu'un pour vous aider avec les finances, devriez-vous auditer votre comptable ? La reponse courte est oui. Théoriquement, si vous restez impliqué dans les processus de votre comptable, vous devriez être pleinement conscient de l'état de vos finances ; mais c'est toujours une bonne idée d'effectuer des audits aléatoires pour vous assurer que tous vos livres sont équilibrés et que votre comptable suit le protocole approprié.
Quel est le processus d'audit ?
Pour la plupart des gens, Le simple fait d'entendre le mot « audit » provoque du stress. Il n'est pas facile d'ouvrir vos portes – et vos dossiers financiers – à un tiers pour examen. En tant que propriétaire de petite entreprise très occupé, vous pouvez avoir l'impression de ne pas disposer de suffisamment de temps pour vous soumettre à un audit, ou vous pouvez vous sentir gêné par la tenue de vos dossiers ou vos processus. Cependant, la réalisation d'un audit présente des avantages pour les propriétaires de petites entreprises.
L'audit utilise diverses méthodes qu'une partie indépendante (une personne ou une organisation) utilise pour inspecter les comptes (ou les processus de documentation et de contrôle qualité) d'une organisation et s'assurer que l'entreprise suit les pratiques généralement acceptées. C'est aussi l'occasion de trouver des opportunités potentielles d'amélioration au sein de l'organisation. Un audit se concentre sur la recherche de solutions aux vulnérabilités et aux risques de votre entreprise.
Existe-t-il différents types d'audits ?
Il existe trois types d'audits : opérationnel, financier et de conformité.
Il existe trois types d'audits : opérationnel, financier et de conformité.
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Externalisation d'un audit
Vous souhaiterez peut-être envisager d'embaucher une autre personne pour revérifier les livres, également appelée contrôleur. Un bon choix pour un contrôleur, si vous en avez les moyens, est d'embaucher un CPA. Non seulement ils vérifieront le travail de votre comptable, mais un CPA est un expert fiscal, ce qui n'est probablement pas le cas de votre comptable. Un CPA peut examiner minutieusement vos dossiers financiers pour s'assurer que tout correspond à vos déclarations de revenus et trouver les déductions que vous avez peut-être négligées.
Pour garantir une collaboration fluide entre votre comptable et votre CPA, GrowthForce – un comptable, un comptable et un contrôleur fournisseur de services– vous recommande de créer des contrôles internes pour établir des attentes claires et maintenir la transparence entre votre comptable, CPA et vous-même. Par exemple, élaborez un manuel de procédures et des accords de niveau de service qui décrivent les procédures que votre comptable et votre CPA doivent suivre lorsqu'ils produisent et partagent des états financiers. Vos procédures doivent spécifier des délais, des formats et des méthodes pour tous les livrables.
Assurez-vous également d'inclure des processus de clôture des comptes chaque mois. AccountingDepartment.com recommande de rencontrer votre comptable à la fin du mois pour examiner le grand livre général, faire correspondre toutes les transactions avec les relevés de carte de crédit, les relevés bancaires et les reçus bancaires et autres afin de garantir que tout est comptabilisé et que le solde des livres. Une fois qu'ils ont été équilibrés, « fermez » les comptes afin qu'aucun changement supplémentaire ne puisse être apporté. [Apprenez à trouver le bon comptable pour petite entreprise]
Si votre comptable travaille à distance, AccountingDepartment.com vous suggère d'inclure les protocoles de sécurité appropriés dans le manuel de procédures. S'assurer que les mots de passe utilisés sont difficiles à pirater, verrouiller leur ordinateur lorsqu'ils s'éloignent de leur bureau et faire travailler votre comptable sur un serveur sécurisé qui ne permet pas l'impression ou le téléchargement de fichiers sont autant de procédures de sécurité que vous devez invoquer. /p>
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5 conseils pour vous aider à préparer un audit
Suivez ces conseils de NOLO pour vous aider à préparer un audit en douceur.
Même si vous faites appel à un comptable et à un CPA, restez impliqué dans leurs processus ; et si vous avez des questions, n'hésitez pas à les poser. Que vous optiez pour des audits programmés ou aléatoires, ou que l'audit soit interne ou externe, cela reste votre affaire et vous devez connaître ses performances à tout moment.
En plus de mener des audits aléatoires, de bons les règles à mettre en œuvre incluent l'examen des copies des factures avant de signer des chèques pour s'assurer que tout est légitime et faire des demandes aléatoires pour voir les reçus de petite caisse ou examiner les rapprochements bancaires. Une autre bonne règle de base consiste à répartir les tâches et les responsabilités financières afin que ce ne soit pas une seule personne qui gère toutes les tâches financières. Par exemple, vous pourriez exiger des contre-signatures sur tous les chèques.