Table des matières
Les propriétaires de petites entreprises doivent traiter les reçus et les notes de frais rapidement et efficacement. Celles-ci affectent non seulement votre bilan, mais également d'autres responsabilités comme les impôts annuels. Les applications de reçus vous permettent de photographier et de créer une copie numérique de vos reçus. À partir de là, vous pouvez déposer vos reçus directement dans l'application. La bonne application de reçus vous évitera de perdre vos reçus et vous évitera d'avoir à fouiller dans une pile de reçus lors de la saison des impôts.
Une application de reçus vous évitera de chercher dans une pile de reçus lorsque vous effectuez votre taxes.
Quelles applications de suivi des reçus les propriétaires de petites entreprises préfèrent-ils ?
Il existe de nombreuses options pour les applications de suivi des reçus, allant des applications gratuites avec des fonctionnalités limitées aux applications avancées qui nécessitent un Souscription mensuelle. Pour vous aider à déterminer la meilleure solution pour votre entreprise, nous avons examiné ce qui constitue une bonne application de suivi des reçus et avons demandé aux propriétaires d'entreprise quelles sont celles qu'ils préfèrent. [Lire l'article connexe : Découvrez les différents types de comptabilité]
Voici les trois principales solutions dont les propriétaires de petites entreprises nous ont parlé, ainsi que quelques autres que vous pourriez envisager.
1 . Expensify est une solution tout-en-un populaire.
Tarif : à partir de 4,99 $ par mois
Dans nos conversations avec les propriétaires de petites entreprises, le nom qui revenait le plus souvent était Expensify.
« Expensify fait un excellent travail de pré-organisation des reçus, mais vous pouvez également les organiser à votre guise dans l'application », a déclaré Tawnya Schultz, coach en liberté financière chez The Money Life Coach. "Il fait le gros du travail pour moi, et il est très simple et rapide à utiliser, donc je ne passe pas des journées entières à rédiger des notes de frais ou des impôts."
Le service commence à 4,99 $ par mois pour particuliers et 5 $ par utilisateur et par mois pour les forfaits professionnels. Les plans d'affaires disposent de fonctionnalités puissantes telles que la déclaration automatique des dépenses et la surveillance des cartes de crédit de l'entreprise. La plupart des professionnels que nous avons interrogés l'ont considéré comme un investissement rentable en raison de son automatisation.
« La saisie manuelle appartient au passé pour les utilisateurs d'Expensify grâce à la technologie SmartScan du logiciel qui analyse, saisit et suit les dépenses professionnelles », a déclaré Yaniv Masjedi, directeur du marketing chez Nextiva. "Cependant, sa proposition de vente unique est qu'il peut automatiser tout suivi possible des dépenses tant que cela reste dans les limites des capacités actuelles du logiciel, y compris une estimation du kilométrage utilisé pour votre véhicule en utilisant les merveilles du GPS."
2. Rydoo est une option basée sur le cloud peu coûteuse.
Tarif : à partir de 7 $ par utilisateur et par mois
Brian Patrick, expert en habitation et PDG de Pest Strategies, a déclaré qu'il comptait sur Rydoo pour son besoins de l'entreprise en matière de suivi des dépenses.
« Rydoo est le meilleur outil de suivi des reçus car il est basé sur le cloud, peu coûteux, riche en fonctionnalités, possède des capacités de numérisation OCR et permet aux entreprises de limiter l'accès en fonction des besoins des employés. rôles et responsabilités », a-t-il déclaré.
Les forfaits sont facturés annuellement et commencent à 7 $ par utilisateur et par mois pour le forfait Team, qui couvre jusqu'à 50 utilisateurs actifs. C'est 9 $ par utilisateur et par mois pour le plan de croissance, qui couvre plus de 50 utilisateurs actifs. Les deux plans incluent la numérisation OCR, la déclaration des dépenses kilométriques et le flux d'approbation. Le plan de croissance comprend des fonctionnalités telles que des règles de politique de dépenses étendues et des indemnités journalières. [Lire l'article connexe : Définir la comptabilité pour les entreprises]
3. AutoEntry simplifie la numérisation et l'organisation des reçus.
Tarif : à partir de 12 $ par mois
Glen Wilde, PDG et fondateur de Diet to Success, a déclaré qu'AutoEntry répondait largement aux exigences de suivi des reçus de son entreprise. besoins.
« J'utilise actuellement AutoEntry pour gérer et organiser tous mes reçus », a-t-il déclaré. « Il se synchronise bien avec les logiciels de comptabilité les plus populaires. Je peux numériser des reçus et des factures et en avoir une copie numérique sur mon téléphone en quelques secondes. Une fois [il est] téléchargé, le système extrait automatiquement les numéros et les saisit dans le système. Aucune saisie manuelle n'est requise. C'est un énorme avantage, car même la plus petite erreur humaine peut complètement compromettre la précision et se transformer en d'énormes erreurs. C'est un avantage majeur pour quelqu'un comme moi qui n'est pas un grand calculateur de chiffres. »
AutoEntry utilise un modèle de tarification basé sur le crédit qui est facturé sous forme d'abonnement mensuel. Cela signifie que vous payez les crédits à utiliser pour les factures (un crédit), les factures avec les lignes extraites (deux crédits), les relevés bancaires (trois crédits par page), etc. Les crédits non utilisés sont reportés au mois suivant.
Les forfaits vont du niveau Bronze, qui coûte 12 $ par mois pour 50 crédits, au niveau Platine, qui coûte 98 $ par mois et comprend 500 crédits.
4. Shoeboxed ajoute l'analyse des données.
Tarif : à partir de 18 $ par mois
Shoeboxed adopte une approche globale pour charger, organiser et utiliser les données des reçus. Vous pouvez envoyer des reçus papier par courrier ou utiliser l'application téléphonique pour les télécharger numériquement. Quoi qu'il en soit, Shoeboxed les soumettra à un logiciel avancé qui exécute des analyses professionnelles sur les informations de vos reçus.
De plus, vous pouvez utiliser les outils Shoeboxed pour cataloguer et organiser vos reçus d'une manière qui vous convient. Vous pouvez vous en tenir aux recommandations par défaut ou personnaliser l'expérience.
Shoeboxed fonctionne sur un modèle d'abonnement. Le niveau le plus bas commence à 18 $ par mois. Vous pouvez ajouter des services et de la capacité via deux niveaux supplémentaires, pour un montant maximum de 54 $ par mois.
Cela met Shoeemballé dans une gamme de prix compétitive. Ce n'est pas le service le moins cher disponible, mais il reste néanmoins abordable pour la plupart des entreprises.
[Lire l'article connexe : Liste des meilleures applications de comptabilité Android]
5. Smart Receipts place le suivi des reçus dans la paume de votre main.
Tarif : gratuit
La plupart des logiciels de reçus sont livrés avec une application pour smartphone. Cependant, Smart Receipts transforme votre téléphone en un scanner mobile. Avec la possibilité de créer des rapports CSV, ainsi que des rapports PDF et ZIP, vous pouvez organiser vos données de reçus de la manière qui vous convient le mieux. Vous pouvez ensuite charger vos données dans des applications de suivi des dépenses, des rapports comptables, etc., le tout depuis votre téléphone.
L'application est disponible gratuitement sur le Google Play Store et l'Apple App Store. Certaines fonctionnalités sont payantes, mais tout bien considéré, une application gratuite qui vous permet de numériser et de suivre les reçus a beaucoup de potentiel.
6. Wave Receipts simplifie le suivi des dépenses.
Tarification : gratuite
Wave Receipts, une autre application mobile gratuite, se concentre sur une gamme de fonctions plus restreinte que les autres outils d'organisation des reçus. Avec Wave Receipts, vous pouvez numériser des reçus n'importe où avec votre téléphone. Avec l'application mobile, vous pouvez organiser les données comme bon vous semble, et les outils intégrés facilitent le suivi des dépenses.
Ce que vous ne trouverez pas, cependant, ce sont des analyses avancées. Wave Receipts s'adresse aux startups et aux petites entreprises ; l'application vise à simplifier le suivi des dépenses pour le rendre plus accessible, pas nécessairement à fournir des données financières granulaires aux entreprises. Vous pouvez associer l'application gratuite à d'autres applications Wave, comme Wave Invoicing, pour créer une suite logicielle complète. Lisez notre revue de Wave Financial pour en savoir plus sur son logiciel de comptabilité gratuit.
Il existe de nombreuses solutions d'applications de suivi des reçus. Les trois applications les plus populaires parmi les propriétaires de petites entreprises avec lesquels nous avons discuté sont Expensify, Rydoo et AutoEntry.
Note de l'éditeur : Vous recherchez la solution logicielle de comptabilité adaptée à votre entreprise ? Remplissez le questionnaire ci-dessous pour que nos fournisseurs partenaires vous contactent au sujet de vos besoins.
Pourquoi devriez-vous utiliser une application de suivi des reçus ?
Au cours d'une année, votre petite entreprise effectuera de nombreux achats, tels que des ordinateurs, des téléphones, des fournitures de bureau et des voyages d'affaires. La documentation de ces transactions est importante pour plusieurs raisons financières et fiscales, entre autres. [Contenu associé : Choisir la meilleure application de facturation pour votre entreprise]
Une organisation minutieuse de vos reçus vous simplifie grandement la vie en tant que propriétaire d'entreprise. Voici quelques-unes des choses les plus importantes que vous pouvez faire avec une application de suivi des reçus :
"L'objectif principal d'un logiciel de suivi des reçus est de rationaliser la budgétisation et d'alléger le fardeau de la responsabilité financière", a déclaré Masjedi. "Une conception intuitive et simple est essentielle pour faciliter la tâche de tout professionnel qui gère de l'argent."
Une application de suivi des reçus automatise certains des aspects les plus fastidieux de l'organisation des documents, comme le calcul et la catégorisation des dépenses. Cela peut également vous aider à rembourser les employés pour les dépenses admissibles qu'ils engagent au travail.
Quelles fonctionnalités devriez-vous rechercher dans les applications de suivi des reçus ?
Lorsque vous choisissez une application de suivi des reçus pour votre entreprise, vous avez plusieurs éléments à considérer. Comme pour la plupart des applications, les fonctionnalités sont primordiales.
Cependant, ce que vous appréciez dans une application peut différer des besoins des autres propriétaires d'entreprise. Pour Gian Moore, propriétaire et éditeur de MellowPine, les fonctionnalités qui automatisent le processus de suivi des reçus sont essentielles.
« Un logiciel de suivi des reçus doit être capable d'organiser, de nommer et d'organiser les fichiers rapidement et efficacement » dit-elle. "Après avoir numérisé des milliers de reçus, vous ne savez souvent pas si vous les avez numérisés ou non."
Voici quelques éléments proposés par de nombreuses solutions de suivi des reçus :
Lorsque vous En comparant les applications de suivi des reçus, les fonctionnalités à rechercher incluent une application mobile pour les employés, l'OCR, une organisation simple des données et la prise en charge de plusieurs comptes.
Meilleures alternatives aux applications de reçus
Enfin, qu'est-ce que si vous cherchez un moyen de numériser vos reçus papier mais que vous ne souhaitez pas télécharger et utiliser une application de suivi des reçus ? Si tel est votre cas, envisagez ces alternatives.
Appareil photo du téléphone
Une alternative que vous pouvez envisager consiste simplement à prendre des photos de vos reçus sur votre téléphone portable. Ensuite, au lieu de les télécharger sur une application, vous pouvez les stocker dans un système de classement numérique comme Dropbox. Cependant, l'inconvénient est qu'il vous sera plus difficile de suivre à quoi servent ces achats.
Google Drive
Vous pouvez également créer un dossier Google Drive pour vos reçus. Pour commencer, vous devrez télécharger l'application Google Drive sur votre smartphone. À partir de là, vous pouvez créer un nouveau dossier intitulé « Reçus ».
À partir de là, vous sélectionnerez « Scanner », prendrez une photo du reçu et la téléchargerez dans votre dossier Google Drive. Pour certains propriétaires d'entreprise, cela peut constituer une alternative plus simple à une application de reçus.
Reçus sans papier
Une dernière option consiste à passer aux reçus sans papier dans la mesure du possible. Par exemple, vous pouvez réduire considérablement les reçus des clients en utilisant un lecteur de carte de crédit qui fonctionne avec votre smartphone ou votre tablette. À partir de là, vous pouvez envoyer des reçus par SMS ou par courrier électronique aux clients.