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Rester informé de l'évolution des lois sur la taxe de vente peut être un défi, même pour les entrepreneurs et les propriétaires de petites entreprises les plus avisés. Ajoutez à cela les modifications législatives et vous obtenez une myriade de réglementations à trier. Comprendre les lois sur la taxe de vente est particulièrement complexe si vous êtes dans le commerce électronique et faites des affaires avec des clients de plusieurs États.
Nous expliquerons ce que les propriétaires d'entreprises de commerce électronique doivent savoir sur les réglementations relatives aux taxes de vente interétatiques, ce que vous pouvez faire pour rester au courant de ces changements et des erreurs courantes à éviter.
Outre les réglementations complexes en matière de taxe de vente, les défis du commerce électronique pour les propriétaires d'entreprise incluent également le respect de bonnes pratiques de cybersécurité et le maintien de prix compétitifs. et les problèmes d'exécution des commandes.
Devez-vous collecter et verser la taxe de vente sur les ventes en ligne ?
Si vous exercez une activité importante dans un État ou si vous remplissez d'autres qualifications, vous devez cotiser la taxe de vente, la percevoir et la remettre aux autorités fiscales compétentes dans le délai prescrit. À l'exception des articles en gros, des matières premières et des ventes effectuées à des organisations à but non lucratif, les commerces de détail américains peuvent être tenus de percevoir une taxe de vente sur les produits qu'ils vendent.
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En tant que propriétaire d'une petite entreprise vendant en ligne, vous devez surveiller l'évolution constante des lois sur les affaires en ligne pour chaque État dans lequel vous faites des affaires. .
Qu'est-ce qu'un lien avec la taxe de vente et comment affecte-t-il les entreprises de commerce électronique ?
Un lien avec la taxe de vente détermine la relation entre votre entreprise et l'État ou la juridiction fiscale. Pour les magasins physiques, cela est généralement simple. La présence physique du magasin établit la relation entre la juridiction fiscale et l'entreprise.
Cependant, en 2018, une décision de la Cour suprême dans l'affaire South Dakota c. Wayfair Inc. a modifié la façon dont les entreprises de commerce électronique collectent et versent la taxe de vente. . Les États peuvent désormais obliger les vendeurs hors de l'État à percevoir la taxe de vente même s'ils n'ont pas de présence physique dans l'État.
Voici ce que vous devez savoir sur le lien avec la taxe de vente.
1. Les réglementations relatives aux taxes de vente diffèrent d'un État à l'autre.
Le montant des ventes ou le nombre de transactions qu'un vendeur peut effectuer avant de devoir commencer à percevoir la taxe varie selon les États. Par exemple, dans le Dakota du Sud, l'État peut exiger que toute entreprise qui livre plus de 100 000 $ de biens ou de services ou qui totalise 200 transactions par an perçoive et paie la taxe de vente. D'autres États ont leurs propres règles établies concernant la collecte et le versement de la taxe de vente.
2. Les entreprises qui vendent dans plusieurs États doivent comprendre les réglementations des États.
Pour les entreprises dont les produits sont théoriquement disponibles pour tous les clients dans les 50 États, déterminer le montant de la taxe de vente à facturer (le cas échéant) et comment reverser la taxe à l'autorité fiscale compétente peut s'avérer intimidant.
Si votre petite entreprise envoie trois produits à 15 $ à un client à travers le pays, vous n'aurez probablement pas à vous soucier beaucoup de ces lois sur la taxe de vente. Il est peu probable qu'un État crée une loi selon laquelle les petites ventes occasionnelles entraînent le paiement d'une taxe de vente.
Cependant, les entreprises qui vendent des quantités plus importantes doivent prendre note des réglementations commerciales locales et nationales.
3. Plusieurs facteurs entrent en ligne de compte pour déterminer le lien avec la taxe de vente.
Le lien avec la taxe de vente change d'un État à l'autre. La façon dont elle est déterminée peut dépendre de plusieurs facteurs, notamment :
Les lois sur la taxe de vente sur le commerce électronique sont continuellement mises à jour, vous devez donc rechercher les exigences sur le site Web de chaque État pour vous assurer que vous êtes en conformité.
Vérifiez auprès d'une autorité fiscale, d'un expert en fiscalité des petites entreprises ou d'un expert-comptable agréé (CPA) pour déterminer le montant de taxe de vente que vous devrez peut-être percevoir.
Comment vous adapter aux nouvelles ventes lois fiscales pour le commerce électronique ?
Se tenir au courant des lois fiscales sur les ventes en ligne en constante évolution n'est pas une tâche facile. Alors que vous préparez votre entreprise à déterminer son éligibilité, le montant de la taxe de vente à facturer (le cas échéant) et la manière dont elle sera collectée, suivie et payée, vous devrez mettre en place de nouveaux systèmes et processus qui vous aideront à garantir que vous assumez vos responsabilités.< /p>
« Outre les changements évidents qui devront être mis en œuvre d'un point de vue comptable, une grande partie de l'impact de cette décision sera technologique », a déclaré Christian Gainsbrugh, fondateur de LearningCart. "Beaucoup de gens prennent pour acquis le calcul de la taxe de vente, mais gérer et calculer ces taux en coulisses n'est pas une mince affaire."
Voici quelques conseils pour rester au courant des lois sur la taxe de vente pour le commerce électronique.
1. Mettez en place un système de suivi des lois sur la taxe de vente sur le commerce électronique.
Les grands détaillants en ligne ont un avantage sur les petits vendeurs dans ce scénario. Par exemple, des entreprises comme Amazon peuvent consacrer de l'argent et des employés à des questions liées à la législation relative à la taxe de vente afin de s'adapter rapidement à l'évolution des réglementations et aux problèmes de conformité.
Il est plus difficile pour les petites entreprises de faire face aux complexités. "Bien que certains États comme le Maryland aient un taux de taxe de vente forfaitaire standard, d'autres comme le Dakota du Sud le basent sur la ville, et d'autres États comme Washington calculent la taxe de vente en fonction du comté dans lequel se trouve l'acheteur", a expliqué Gainsbrugh. "Avec la façon dont les limites des comtés sont tracées, vous pourriez littéralement avoir un client d'un côté d'une rue avec un taux de taxe et un autre de l'autre côté de la rue avec un taux de taxe complètement différent."
Bien que les lois sur la taxe de vente puissent être complexe, les petits détaillants en ligne disposant de moins de ressources peuvent se tourner vers la technologie pour obtenir de l'aide. Plus précisément, un logiciel permettant de gérer la complexité des différentes lois sur les taxes de vente est crucial. Les meilleurs systèmes de point de vente (POS) s'intègrent au logiciel de comptabilité de votre entreprise et peuvent traiter diverses lois nationales sur la taxe de vente.
Shopify, Square, Clover, PayPal et Vend proposent tous des solutions de taxe de vente en plus de leurs services de point de vente. Lisez notre examen approfondi de Shopify, de Square et de Clover pour en savoir plus.
2. Surveillez les taux de taxe de vente dans tous les États.
De nombreux États suivent les directives monétaires de 100 000 $ de ventes annuelles, énoncées dans l'affaire de la Cour suprême du Dakota du Sud. D'autres États n'ont pas adopté les normes exactes du Dakota du Sud, mais vous pouvez utiliser ces chiffres pour vous préparer si un État dans lequel vous faites des affaires n'a pas encore établi de lois. Si vous dépassez ce seuil hypothétique, vous devez surveiller de près les lois sur la taxe de vente de cet État pour rester en conformité.
Par exemple, si vous vendez plus de 100 000 $ de marchandises ou si vous effectuez plus de 200 transactions par an dans un État qui n'a pas ajusté ses lois depuis la décision Dakota du Sud c. Wayfair, vous devriez vérifier les lois fiscales in cet état fréquemment pour les changements et suivre la législation. Si vous percevez la taxe de vente auprès des clients, remettez-la à l'État. Ne pas le faire peut entraîner une violation des directives légales.
Rester au courant des taux de taxe de vente et des autres modifications fiscales pour les petites entreprises vous aide à garder le contrôle de vos finances, à maximiser tous les avantages fiscaux et à gérer une entreprise rentable. .
Conseils pour gérer la taxe de vente sur le commerce électronique
La gestion de la taxe de vente sur le commerce électronique demande des efforts, de la coopération et de l'assistance. Ces conseils peuvent aider les détaillants de commerce électronique à suivre correctement les lois des États et à collecter et reverser la taxe sur les ventes du commerce électronique aux autorités fiscales compétentes.
1. Suivez littéralement chaque centime.
L'une des meilleures choses que vous puissiez faire pour rester au courant de vos obligations en matière de taxe de vente est de tenir des registres méticuleux, a déclaré Luca CM Melchionna, membre directeur de Melchionna PLLC. Les meilleures solutions logicielles de comptabilité vous aident à suivre les factures et les ventes afin que vous sachiez exactement d'où proviennent vos ventes.
« Assurez-vous de travailler avec un avocat et un CPA expérimenté dans ce domaine », a conseillé Melchionna. « Dans de nombreux États, les obligations de déclaration de taxe de vente sont récurrentes. Il est important que les petits détaillants maintiennent une documentation impeccable au moment de chaque vente. »
2. Suivez les délais de paiement de chaque État.
Le moment où vous devez verser la taxe de vente que vous collectez sur les ventes en ligne varie selon l'État. Créez un calendrier ou annotez un calendrier existant avec la date d'échéance de chaque État pour garantir que les paiements sont envoyés à temps aux autorités compétentes.
« Lorsque vous vous inscrivez auprès d'un État, une fréquence de dépôt doit vous être attribuée (mensuelle). , trimestriel, annuel ou autre) », a déclaré Scott Peterson, vice-président de la politique fiscale américaine et des relations gouvernementales chez Avalara. « Ces fréquences ont chacune leurs propres dates d'échéance. Bien que la date d'échéance puisse officiellement être le même jour du mois pour chaque période de déclaration, elle peut fluctuer en raison des jours fériés, des week-ends et d'autres facteurs. Il est donc crucial de vérifier les dates exactes plutôt que de simplement supposer que vous savez quand elles arrivent. »
Utilisez une application de calendrier professionnel partagé pour suivre les dates d'échéance du versement de la taxe de vente pour les États dans lesquels vous faites des affaires.< /p>
3. Sachez comment verser la taxe de vente.
Chaque État a ses propres exigences régissant la manière de déclarer et de verser la taxe de vente sur le commerce électronique. Certains peuvent accepter un chèque et certains États exigent que vous payiez en ligne. Ayez une compréhension claire de vos obligations, afin de ne pas avoir de surprises au moment du dépôt.
4. Demandez des permis de taxe de vente si nécessaire.
Si vous êtes sur le point d'atteindre les seuils de vente minimaux dans un État, vous devez demander un permis de taxe de vente avant d'atteindre ce seuil. Vous devez être enregistré auprès d'un permis de taxe de vente avant de pouvoir percevoir la taxe de vente auprès des clients. Obtenir des permis dans différents États demande beaucoup de travail, mais il est impératif de rester informé des règles en matière de taxe de vente et de les suivre dans chaque État où vous faites des affaires.
5. Comprenez les pénalités en cas d'erreurs et de retards.
Connaître les pénalités en cas de retard ou de paiement incorrect pour chaque État est aussi crucial que connaître la loi. Ne pas respecter la loi, même accidentellement, pourrait entraîner des problèmes persistants pour votre entreprise, y compris des poursuites judiciaires.
6. Consultez un expert.
Si vous n'êtes pas sûr de vos responsabilités fiscales dans un État particulier, contactez un fiscaliste, un CPA ou un avocat. Leurs conseils peuvent vous aider à prendre les meilleures décisions pour votre entreprise de commerce électronique et à garantir que vous percevez et versez correctement la taxe de vente. De plus, ils peuvent vous conseiller pour profiter des déductions fiscales auxquelles vous avez droit.
Erreurs de conformité à éviter
« Nous faisons tous des erreurs », a déclaré Peterson. « Lorsque vous êtes une petite entreprise et que vous déclarez vos taxes de vente, c'est facile à faire. Après tout, il y a de fortes chances que vous ne soyez pas un expert en taxe de vente.
Peterson a partagé trois erreurs courantes commises par les petites entreprises concernant la perception de la taxe de vente.
1. Ne pas suivre les différentes règles de taxe de vente selon les États
Comme mentionné précédemment, chaque État a ses propres règles et procédures. Vous pouvez être confronté à plusieurs dates d'échéance, fréquences de dépôt, formats, pénalités de retard et autres variables, et il est facile de les mélanger.
Les États continuent de modifier les règles pour des raisons politiques et sous la pression des électeurs. Par exemple, en 2022, la Louisiane a cessé de facturer une taxe de vente sur les couches. Toujours en 2022, la Floride a réduit la taxe de vente et d'utilisation sur les maisons mobiles de 6 % à 3 %.
« S'assurer que vous faites les choses correctement pour chaque État signifie également vous assurer que vous êtes informé des dernières exigences, qui peuvent changer et changent », a ajouté Peterson.
2. Signaler des numéros de taxe de vente incorrects
De nombreux États exigent que vous décomposiez les collectes en fonction de la juridiction locale, ce qui ajoute un autre niveau de complexité. Peterson a noté qu'il faut un calcul et une vérification minutieux pour garantir que vos chiffres sont corrects.
Vous devez également vous assurer de calculer correctement le montant de la vente soumis à la taxe de vente. Par exemple, certains États taxent les produits alimentaires, tandis que d'autres ne le font pas.
3. Ne pas produire de déclaration parce que vous n'avez perçu aucune taxe
Ne présumez pas que si vous n'avez pas collecté de taxe, vous n'êtes pas obligé de produire une déclaration pour cette période de déclaration. La plupart des États exigent que vous produisiez chaque période de déclaration, même si vous n'avez rien collecté. Le non-respect de cette exigence pourrait entraîner des pénalités pour retard ou non-déclaration.
Les 10 meilleurs États en matière d'impôt sur les petites entreprises comprennent le Wyoming, le Dakota du Sud et l'Alaska, tandis que certains des pires incluent le New Jersey, New York et la Californie.
Quelle est la prochaine étape en matière de taxe de vente pour le commerce électronique ?
Depuis l'arrêt Dakota du Sud c. Wayfair en 2018, les États ont mis en œuvre de nombreux changements dans la réglementation relative à la taxe de vente sur le commerce électronique. Les changements vont probablement se poursuivre, c'est pourquoi il est essentiel que votre entreprise reste informée.
Bien qu'il puisse sembler presque impossible pour un propriétaire de petite entreprise de rester informé des modifications de la taxe de vente dans 50 États, d'ici En gérant correctement vos responsabilités en matière de taxe de vente et en restant informé, vous pouvez réussir.
En restant organisé, en effectuant des recherches continues sur les modifications apportées aux lois des États, en achetant des logiciels, si nécessaire, et en vous inscrivant pour obtenir des permis de taxe de vente dans chaque État lorsque cela est nécessaire, vous pouvez vous assurer que votre entreprise se conforme aux codes fiscaux en constante évolution. . Savoir que vous gérez correctement votre taxe de vente peut vous apporter une tranquillité d'esprit, afin que vous puissiez vous concentrer sur la gestion et la croissance de votre entreprise.