Lorsque les employés ont une urgence financière ou n'arrivent pas à joindre les deux bouts, ils disposent d'options limitées pour obtenir rapidement de l'argent. Très peu de gens se tournent vers leur famille ; la plupart recherchent des prêts sur salaire à intérêt élevé, des cartes de crédit ou des prêts personnels. Selon Pew Charitable Trusts, 12 millions d'Américains dépendent des prêts sur salaire. L'emprunteur annuel moyen demande un total de 3 000 $ par an tout en payant plus de 500 $ d'intérêts.
Les employeurs ont la possibilité d'aider leurs employés à éviter des urgences financières stressantes en leur accordant des avances sur salaire. Une avance sur salaire offre un moyen discret de profiter à votre employé tout en le gardant productif. Cela peut également décourager l'employé de choisir un prêt à taux d'intérêt élevé qui l'endette davantage.
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Qu'est-ce qu'une avance sur salaire ?
Une avance sur salaire est un accord financier entre un employeur et un employé. Le salarié reçoit de l'argent de l'employeur sous la forme d'un prêt à court terme. Le prêt est remboursé à l'employeur sur la base des futurs salaires gagnés. Les termes de l'accord peuvent varier mais doivent être connus et acceptés par l'employeur et l'employé.
Pour fournir correctement une avance sur salaire, vous devez d'abord avoir une bonne idée du fonctionnement général de la paie. Avoir ces connaissances de base vous aidera à formuler une politique indiquant si et quand vous accordez des avances sur salaire.
Comment fonctionne une avance sur salaire ?
Une avance sur salaire commence toujours par la soumission par un employé d'une demande écrite. Le fait que chaque demande d'avance sur salaire soit écrite constitue une trace écrite et peut également être utile en cas de problèmes avec l'employé (refus de rembourser, licenciement, etc.).
Une fois qu'un employé a soumis la demande écrite Pour que la demande soit traitée par le biais de la paie, les deux parties (employeur et employé) doivent signer l'accord. La demande écrite doit inclure un plan de paiement afin que vous puissiez recevoir votre argent à temps.
Si vous utilisez le meilleur logiciel de paie, vous pouvez traiter rapidement une avance sur salaire séparément. Cependant, si vous remplissez manuellement la paie, vous devrez traiter un chèque distinct ou un dépôt électronique. Vous devrez également noter le paiement supplémentaire dans votre registre de paie afin que vos livres reflètent l'avance sur salaire.
Prêt à l'employé ou avance sur salaire
Un prêt à l'employé est une somme d'argent qui l'employé prédétermine. L'employeur doit approuver le montant et l'employé utilise les futurs chèques de paie pour rembourser le prêt en plusieurs versements convenus.
Cependant, l'employeur n'a pas la garantie de récupérer l'argent du prêt. Si l'employé est en défaut de paiement ou effectue fréquemment des paiements en retard, vous devrez tenir compte des conséquences sur vos sources de revenus.
Une avance sur salaire offre à l'employé le salaire qu'il a gagné, généralement quelques jours avant le jour de paie. Une avance sur salaire est moins risquée pour l'employeur, car l'employé a déjà acquis l'argent.
Une façon d'éviter d'avoir à proposer des avances sur salaire est de proposer des options de paie à la demande. Cela permet à vos employés d'être payés quand ils le souhaitent.
Avantages et inconvénients d'offrir des avances sur salaire aux employés
Les avances sur salaire présentent des avantages et des inconvénients pour l'employé et l'employeur. Le principal avantage pour le salarié est une réduction du stress financier. Supprimer ce stress peut aider les employés à rester productifs, à prendre moins de jours de maladie et à éviter de demander de l'aide financière à une société de prêt sur salaire qui facture jusqu'à 600 % pour de l'argent rapide. De plus, l'employeur peut bénéficier d'un employé plus concentré, ce qui se traduit par des revenus plus élevés avec peu d'effort de la part de l'employeur.
Cependant, les avances sur salaire comportent des risques pour l'employeur et l'employé. Par exemple, un employeur constatera une augmentation de la paperasse administrative et du respect des exigences en matière de salaire minimum, des lois sur les heures supplémentaires et de la loi fédérale sur la vérité sur les prêts. De plus, votre entreprise doit être financièrement en mesure d'offrir à l'employé l'avance sur salaire, ce qui peut ne pas être possible selon votre entreprise.les flux de trésorerie de l'entreprise et ses relations avec les créanciers.
Les employés peuvent également devenir dépendants des avances sur salaire, ce qui conduit à un mode de vie « d'un chèque de paie à l'autre » qui n'est pas sain pour l'employé ou l'employeur. Limiter le nombre d'avances sur salaire qu'un employé peut recevoir par an permet de contrôler cet avantage et d'éviter toute confusion concernant les politiques d'avance sur salaire. En outre, les politiques relatives aux avances sur salaire peuvent décrire les situations dans lesquelles les avances sur salaire peuvent être réduites ou indisponibles, comme en cas de ralentissement économique, de congés ou lorsqu'une indemnisation des accidents du travail est impliquée.
Alors que les employés peuvent souhaiter une avance sur salaire payés par dépôt direct, il existe un certain nombre d'alternatives de dépôt direct que vous pouvez envisager d'utiliser.
Comment éviter les problèmes avec les avances sur salaire
Avant d'offrir une avance sur salaire par l'intermédiaire de votre entreprise , vous devez avoir des politiques en place. La politique doit inclure les facteurs suivants à référencer lorsqu'un problème survient.
1. Déterminez le fonctionnement du processus d'avance sur salaire.
Il devrait y avoir un moyen clair et discret pour un employé de demander une avance sur salaire. Par exemple, un employé pourrait remplir un formulaire et si l'avance est approuvée, l'employeur et l'employé signent le document. Le formulaire comprendrait toutes les conditions, y compris les frais, les intérêts, le délai de remboursement convenu et toutes les conditions spécifiques à l'entreprise. Si l'employé ne respecte pas son avance sur salaire, il s'expose à des mesures disciplinaires, à un licenciement ou à des conséquences juridiques.
2. Définissez qui est éligible à l'avance sur salaire.
Spécifier l'éligibilité vous aide à déterminer qui peut recevoir une avance sur salaire et qui ne le peut pas. Les directives d'éligibilité sont particulièrement utiles si vos fonds sont limités ou si un segment particulier de votre personnel vous a brûlé dans le passé. Par exemple, vous pouvez proposer des avances sur salaire aux employés à temps plein mais pas à temps partiel, ou préciser que l'employé doit effectuer une période de travail particulière dans votre entreprise pour montrer son engagement avant de considérer sa demande d'avance sur salaire.</ p>
3. Fixez des minimums et des maximums de prêt.
Placez un plafond sur le montant en dollars de l'avance sur salaire que chaque employé peut recevoir dans le cadre de votre police. Caps vous aidera à récupérer votre argent et aidera l'employé à être financièrement responsable.
4. Conservez toutes les conditions par écrit.
Incluez tous les aspects des avances sur salaire dans les politiques écrites. Idéalement, la même politique devrait être utilisée avec chaque employé et inclure toutes les conditions. L'employé doit être conscient de ces conditions, et l'employeur et l'employé doivent se mettre d'accord sur les montants des déductions et sur le moment où les déductions commenceront et se termineront. Les deux parties doivent signer l'entente et une copie sera versée au dossier de l'employé.
Vous ne devez pas imposer l'avance sur salaire tant que votre employé n'a pas effectué son premier remboursement. Ensuite, calculez le montant du remboursement sur la paie pour les périodes de paie futures.
5. Intégrez la retenue sur salaire à votre logiciel de paie.
Suivre l'évolution des charges sociales, des retenues et des conformités est souvent plus que ce que les entreprises peuvent gérer. Économisez du temps et de l'argent en investissant dans l'une de nos solutions de paie tout-en-un hautement recommandées. Consultez notre revue ADP ou notre revue Paychex pour en savoir plus sur les logiciels de paie en ligne qui peuvent vous aider à gérer les avances et plus encore.
6. Définissez la fréquence des avances sur salaire.
Ne pas ajouter la fréquence des avances sur salaire à votre police pourrait dérouter les employés et même entraîner des poursuites judiciaires. La plupart des entreprises limitent leurs employés à une avance sur salaire une fois tous les six mois ou deux fois par an.
Ajoutez une clause qui empêche les employés de recevoir une avance sur salaire s'ils n'ont pas remboursé une précédente. Trop de clémence à l'égard de cette politique pourrait entraîner une perte importante de flux de trésorerie pour votre entreprise.
7. Offrez une éducation financière.
Après avoir rédigé une politique d'avance sur salaire, envisagez de fournir des ressources supplémentaires aux employés. Par exemple, lorsqu'un employé demande une avance sur salaire, vous pouvez lui proposer des conseils financiers ou lui proposer des cours financiers en ligne gratuits pour l'aider à améliorer sa situation à long terme.