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La rémunération des employés implique bien plus que la simple addition des heures qu'ils travaillent chaque semaine et leur multiplication par leur taux de rémunération. Vous devez également tenir compte des retenues fiscales. Même si vous savez probablement que vous devez retenir des impôts sur les salaires de vos employés, vous ne comprenez peut-être pas exactement comment procéder. Après tout, la fiscalité est notoirement complexe. Cela dit, même les nouveaux propriétaires d'entreprise peuvent facilement calculer la catégorie de retenue à la source fédérale la plus variable : l'impôt sur le revenu. Mais pour ce faire, vous devrez d'abord maîtriser les retenues à la source.
Qu'est-ce qu'une retenue à la source ?
Une retenue à la source est une exonération qui réduit le montant de l'impôt sur le revenu que vous devez payer. déduire du salaire d'un employé. Un plus grand nombre d'abattements à la source signifie des déductions d'impôt sur le revenu plus faibles, et un nombre plus petit d'abattements signifie des déductions d'impôt sur le revenu plus importantes. Certains employés, comme ceux dont le statut de déclaration fiscale est célibataire, peuvent demander des allocations nulles.
Une retenue à la source réduit le montant de l'impôt sur le revenu que vous déduisez du chèque de paie d'un employé.
Comment faire les retenues à la source fonctionnent-elles ?
Chaque employé détermine ses retenues à la source à l'aide du formulaire IRS W-4. C'est pourquoi de nombreux guides sur les impôts des entreprises suggèrent d'obtenir des formulaires W-4 auprès des nouveaux employés, même si l'IRS ne collecte jamais ce formulaire pour les contribuables.
Pour l'année fiscale 2020 et au-delà, l'IRS a introduit une nouvelle version. du formulaire W-4 qui peut faciliter la détermination des indemnités pour certains employés. Ce nouveau W-4 réduit le nombre de sections du formulaire de sept à cinq. En effet, la loi sur les réductions d'impôts et l'emploi n'autorise plus les allocations personnelles ou pour personnes à charge, bien que d'autres types d'allocations demeurent.
Vos employés déterminent leurs retenues à la source à l'aide du formulaire IRS W-4, que vous devez collecter auprès d'eux. lorsqu'ils commencent à travailler pour vous.
À combien d'indemnités un employé peut-il prétendre ?
Il n'y a théoriquement pas de nombre maximum d'indemnités que les employés peuvent prétendre. Si vous avez l'impression que votre employé perçoit un nombre exceptionnellement élevé d'allocations, vous souhaiterez peut-être consulter un comptable pour obtenir des conseils fiscaux et demander à votre employé de faire de même.
Voici quelques exemples d'allocations versées aux employés. pouvez demander :
Les employés peuvent également vous demander de retenir davantage d'impôt au lieu de prendre des abattements qui réduisent leur obligation fiscale. Vous devrez peut-être retenir davantage d'impôt sur les chèques de paie de vos employés si l'employé répond à un ou plusieurs des critères suivants :
EmployéLes employés peuvent réclamer plusieurs allocations et même vous demander de retenir des impôts supplémentaires sur leurs chèques de paie, mais vous souhaiterez peut-être parler à un comptable si un employé demande des allocations excessives.
Quand et comment les employés peuvent-ils modifier leurs retenues à la source ?
Les employés peuvent modifier leurs retenues à la source quand ils le souhaitent en déposant un nouveau formulaire W-4 auprès de vous. Cela dit, il n'est pas judicieux pour un employé de mettre à jour ses formulaires W-4 ou d'ajuster ses indemnités sur un coup de tête ; les changements dans la vie devraient être le principal déclencheur des modifications des retenues à la source.
Voici quelques exemples de changements dans la vie qui peuvent inciter les employés à modifier leurs retenues à la source :
Vous souhaiterez peut-être rappeler à votre employés de la nécessité éventuelle d'ajuster les retenues à la source à l'approche d'une nouvelle année ou si vous prenez connaissance d'un changement dans la législation fiscale.
Les employés peuvent déposer un nouveau formulaire W-4 pour modifier leurs retenues à la source chaque fois qu'ils rencontrent certains des changements dans leur famille, leurs finances ou leurs revenus.
Comment calculer le montant à retenir sur la paie des employés
Une fois que vos employés ont déterminé leur nombre d'allocations retenues, vous devrez calculer le montant total à retenir sur leur salaire. Gardez à l'esprit que les retenues à la source concernent uniquement les impôts fédéraux sur le revenu ; vous devez déduire les impôts forfaitaires sur l'assurance-maladie et la sécurité sociale et, le cas échéant, les saisies-arrêts sur salaire et le paiement des primes d'avantages sociaux, de tous les chèques de paie de vos employés.
Pour calculer le montant d'impôt fédéral sur le revenu à retenir sur les chèques de paie de vos employés chacun. période de paie, vous pouvez utiliser la méthode des tranches de salaire :
Si vous utilisez un logiciel de paie, vous n'aurez probablement pas besoin d'utiliser la méthode des tranches de salaire. Dans ce cas, vous pouvez soit vous fier au calculateur de retenue de votre logiciel de paie pour déterminer avec précision la retenue d'impôt fédéral sur le revenu de vos employés, soit revérifier les calculs de votre logiciel de paie en utilisant la méthode du pourcentage.
Offres de publication IRS 15-T un guide étape par étape de la méthode du pourcentage. Cependant, avec un logiciel de paie robuste en place, vous n'aurez peut-être même pas à réfléchir à deux fois avant de calculer correctement la retenue d'impôt fédéral sur le revenu de vos employés et, ce faisant, vous éviterez des ennuis à votre entreprise avec l'IRS.
Utilisez la méthode des tranches de salaire pour calculer manuellement la retenue d'impôt fédéral sur le revenu, ou si vous utilisez un logiciel de paie automatisé, vérifiez les calculs de votre programme à l'aide de la méthode du pourcentage.