Préparer votre entreprise à embaucher des employés
Le processus d'embauche des employés est long et détaillé. Si vous le faites correctement, vous trouverez et embaucherez des candidats de grande qualité qui resteront et représenteront votre entreprise comme vous le souhaitez. En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous ne savez peut-être pas par où commencer en matière d'embauche si vous n'avez pas d'expérience en ressources humaines, comme de nombreux propriétaires de petite entreprise n'en ont pas. Continuez à lire pour obtenir des conseils d'experts sur l'embauche d'employés.
Préparer votre entreprise à embaucher des employés
Que vous en soyez à votre première embauche ou à votre millième, vous devez avoir un processus défini en place pour recrutement et intégration. Au fil du temps, cela deviendra plus rationalisé à mesure que vous acquerrez de l'expérience en matière d'embauche et modifierez vos procédures opérationnelles standard en conséquence. Pour toute embauche, suivez ces étapes pour préparer votre entreprise à accueillir le nouvel employé.
1. Faites vos recherches.
Rich Deosingh, président de district du bureau Robert Half à Midtown, New York, suggère de faire des recherches sur le marché local avant même d'envisager des postes vacants au sein de votre entreprise.
" Recherchez qui embauche, quel est le paysage économique de votre région et consultez les autres offres d'emploi », a déclaré Deosingh au Business News Daily. "Cela vous donnera une idée de choses comme le salaire et la concurrence sur le marché : qui d'autre recherche quelqu'un possédant ces compétences particulières ?"
Une fois que vous savez cela, vous pouvez adapter le reste de votre recrutement. processus pour s'adapter à ce que font les autres – ou aller dans l'autre sens et vous démarquer afin que les candidats soient plus intrigués par votre entreprise que par les autres.
2. Mettez de l'ordre dans vos documents.
Dans certains cas, vos documents peuvent être uniques, dans lesquels vous créez un modèle et insérez les informations nécessaires pour chaque nouvelle embauche. Dans d'autres cas, vous pouvez automatiser complètement le processus.
Voici quelques-uns des formulaires que les documents relatifs aux nouveaux employés peuvent inclure.
Jennifer Walden, directrice des opérations chez WikiLawn, a déclaré : son entreprise a ajouté une liste de contrôle de sécurité du réseau domestique, avec un champ permettant à l'employé d'indiquer à l'entreprise s'il aura besoin d'un nouveau matériel pour garantir un réseau sécurisé. "Et nous veillons à ce que les nouveaux employés disposent des informations de connexion à portée de main, ainsi que des coordonnées des personnes avec lesquelles ils travailleront fréquemment."
C'est beaucoup de paperasse, mais tout est nécessaire. La bonne nouvelle est qu'il existe des ressources en ligne disponibles pour faciliter la paperasse pour vous ou votre responsable du recrutement.
« Utilisez un SIRH (système d'information sur les ressources humaines) comme Gusto, ADP ou Paycom qui fournit un soutien aux RH. - mettre fin à la paperasse pour l'employé en mode libre-service », a déclaré Laura Handrick, professionnelle des ressources humaines chez Choosing Therapy. « Il n'y a aucune raison pour qu'un humain mélange du papier de nos jours. Les systèmes en ligne avec signature électronique rationalisent la paperasse pour vous, garantissent que les données sont capturées avec précision et font gagner du temps à tout le monde (y compris au nouvel employé). »
Le meilleur logiciel RH du marché aura des fonctionnalités pour vous aider. rationalisez la paperasse et l'intégration des employés. Vous pouvez lire notre revue de Gusto et notre revue Paychex Flex pour en savoir plus sur certaines des meilleures options.
Quel que soit le système que vous utilisez, la clé est de le préparer avant de commencer le processus d'embauche.
Quel que soit le système que vous utilisez, la clé est de le préparer avant de commencer le processus d'embauche.
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« Tous ces éléments doivent être préparés à l'avance et facilement accessibles en ligne », a déclaré Deosingh. "La communication avant le premier jour est essentielle : si vous avez besoin que le nouvel employé fournisse des documents ou une pièce d'identité, cela doit être noté à l'avance."
Matthew Dailly, directeur général de Tiger Financial, est d'accord avec Deosingh. "En utilisant les recrues précédentes comme modèle, examinez toutes les informations recueillies auprès d'elles, puis mettez à jour ou ajoutez des documents plus importants qui ont été mis en œuvre depuis", a-t-il ajouté.
3. Externalisez si vous en avez besoin.
Toutes les petites entreprises ne disposent pas d'un service RH, ni même d'un membre du personnel familiarisé avec les processus RH, et ce n'est pas grave. Il est préférable de trouver quelqu'un qui peut bien faire le travail plutôt que de commettre systématiquement des erreurs lors du recrutement et de se retrouver avec un roulement de personnel élevé ou des employés qui ne conviennent pas.
« Pour les entreprises qui disposent d'un service RH de Premièrement, l'utilisation de ressources externalisées pour le recrutement, la paie, l'administration des avantages sociaux, etc. peut être très utile pour gérer les lourdes exigences de conformité et de reporting pour les nouveaux employés, ainsi que pour la base d'employés actuelle de l'entreprise », a déclaré Karen L. Roberts. , SHRM-SCP et directeur des ressources humaines chez Flaster Greenberg PC.
L'un des meilleurs conseils en matière d'embauche est de s'en remettre aux professionnels et de s'associer à un service d'externalisation des ressources humaines de premier ordre. "Ne déléguez pas l'embauche à un superviseur non formé", a déclaré Handrick. « Passer un entretien et être capable de discerner les talents est une compétence. »
Processus étape par étape pour embaucher des employés
Suivez ces étapes pour un processus d'embauche efficace.
1. Évaluez les postes que vous devez pourvoir.
Sonya Schwartz, fondatrice de Her Norm, a déclaré que cette étape est importante pour éviter la redondance des postes dans l'entreprise.
« La meilleure chose que vous puissiez faire ce qu'il faut faire, c'est aborder le processus avec l'esprit de répondre aux besoins, et non aux bureaux », a ajouté Deosingh. "Vous recherchez la meilleure personne pour répondre à un besoin spécifique, pas seulement recruter quelqu'un et mettre fin à la journée."
2. Déterminez votre stratégie de recrutement.
Avec le recrutement, vous avez toujours des options. Dailly suggère d'abord de déterminer si vous allez faire appel à une société de recrutement. "Sinon, indiquez sur les formulaires de recrutement "pas d'agence, s'il vous plaît", car cela vous évitera une tonne d'appels commerciaux entrants."
Vous souhaiterez peut-être également que vos employés actuels exploitent leurs réseaux.< /p>
Bien que le processus d'embauche puisse être long, vous voulez quand même vous assurer de trouver le bon candidat pour le poste spécifique pour lequel vous recrutez. Cela ne signifie pas toujours choisir le meilleur candidat dans son ensemble.
« Les recruteurs et les responsables du recrutement doivent prendre leur temps pour trouver le meilleur candidat pour le poste et ne pas se contenter du meilleur candidat dans le bassin de candidats », a déclaré Lori Rassas, consultante RH, coach exécutif et auteur de The Perpetual Paycheck. « Si vous interviewez 10 candidats et qu'aucun n'est adapté à son poste, il y aura probablement des pressions pour sélectionner uniquement le meilleur candidat. Les responsables du recrutement doivent résister à cette pression et retourner dans le bassin de recrutement pour trouver d'autres candidats. »
3. Rédigez la description du poste.
Avant de publier une offre d'emploi, discutez avec vos chefs d'équipe du candidat idéal pour le poste afin d'avoir une bonne idée de ce dont vous avez exactement besoin. C'est également une bonne pratique d'informer les employés existants de l'ouverture. Rédigez une description de poste qui correspond à ce que vous recherchez, comprenant des détails tels que les exigences du poste, les responsabilités et les attentes. Incluez des informations concernant vos valeurs fondamentales et la culture de l'entreprise afin que vous puissiez trouver la bonne adéquation culturelle.
Dailly a déclaré que vous devez également déterminer le salaire afin de pouvoir l'indiquer dans la description de poste et ne pas recruter sous ou surqualifié. candidats.
« Dans certaines situations, les responsables du recrutement ne sont pas très francs quant aux défis exacts auxquels le candidat sera confronté, ce qui entraîne de la méfiance, un roulement de personnel élevé et un impact négatif global sur la culture du lieu de travail », a déclaré Rassas. "Mais cela peut être évité en étant explicite sur ce que l'on attend de la personne qui remplit le rôle et en s'assurant que les candidats que vous avez choisis peuvent le remplir. »
4. Publiez votre offre d'emploi.
La plupart des entreprises utilisent des sites Web de carrière pour annoncer une nouvelle offre d'emploi. Commencez par répertorier le poste sur le site Web de votre entreprise pour atteindre un public ciblé. Si vous souhaitez élargir votre portée, tournez-vous vers les petites annonces de carrière en ligne gratuites et payantes. Voici quelques sites d'offres d'emploi à considérer.
Évitez les sites Web non réglementés comme Craigslist, car vous risquez de recevoir uniquement des spams et des appels au lieu de candidatures de haute qualité.
5. Passez au crible les candidats.
« Lorsque nous sélectionnons et embauchons nos employés… nous publions généralement [l'offre d'emploi] pour cibler des groupes spécifiques pour certains ensembles de compétences », a déclaré Walden. « Les candidatures sont envoyées et nous examinons d'abord les curriculum vitae pour exclure immédiatement toute personne qui n'est absolument pas qualifiée ou qui ne correspond pas à ce que nous recherchons. Si nous sommes hésitants, nous lisons les lettres de motivation et réduisons le bassin. »
Si vous ne parvenez pas à trouver le bon candidat pour votre poste parmi le bassin de candidats actuel, vous devrez peut-être revoir votre description de poste.
« Si vous ne voyez pas le bon type de candidat, pivotez pour voir les meilleurs candidats », a déclaré Rassas. « Oui, le travail s'accumule probablement, et oui, vous voulez qu'un candidat occupe le poste immédiatement, mais un peu plus d'efforts sur le processus de recrutement avant de prolonger l'offre vous fera gagner beaucoup de temps à long terme. . »
6. Interviewez les candidats les plus qualifiés.
Avant d'interroger les candidats, donnez-leur suffisamment de préavis pour vous assurer d'en tirer le meilleur parti.
« Informez le candidat de l'entretien à l'avance. pour qu'il puisse se préparer davantage », a déclaré Schwartz. "Cela vous permettra de mieux connaître le candidat et de savoir s'il correspond parfaitement au poste, car vous lui avez donné le temps de se préparer."
Walden a déclaré lors de la première série d'entretiens sur WikiLawn. vient après avoir réduit encore davantage le bassin de candidats. Ensuite, ils enchaînent avec une deuxième série d'entretiens.
« Que ce soit en personne ou virtuellement, [l'entretien] reste la partie la plus importante du parcours d'embauche », a déclaré Deosingh. "C'est le moment où vous pouvez poser les questions nécessaires et, idéalement, établir un lien avec le candidat."
Certaines questions d'entretien sont illégales. Révisez à l'avance les types de questions d'entretien que vous devriez et ne devriez pas poser.
7. Effectuez un suivi auprès des personnes interrogées.
Cette étape ne consiste pas uniquement à appeler ou à envoyer un e-mail aux candidats. Deosingh a déclaré que l'évaluation post-entretien est également importante.
« Ne soyez pas victime de l'effet de halo et ne soyez pas aveuglé par les faiblesses potentielles », a-t-il déclaré. « Gardez la perspective et tenez compte de tout – pas seulement de l'entretien ou du CV, mais de la totalité de ce que vous avez vu. Obtenez l'avis des autres, mais limitez-le à un petit groupe pour éviter la fuite des cerveaux. »
Le suivi peut prendre de nombreuses formes. Cela peut être aussi simple qu'une note de remerciement pour le temps accordé à la personne interrogée, jusqu'à une offre d'emploi formelle.
8. Prolongez l'offre d'emploi.
Si vous avez interviewé de nombreuses personnes et trouvé des candidats de grande qualité pour le poste, vous souhaitez agir rapidement.
« Ne tardez pas prendre une décision », a déclaré Deosingh. « Assurez-vous que toutes les parties prenantes (le cas échéant) sont disponibles pour un entretien et donner leur avis en temps opportun. La demande d'employés qualifiés reste élevée et vous risquez de perdre une embauche potentielle au profit d'autres opportunités si vous tardez. [Lire l'article connexe : Comment rédiger une lettre d'offre d'emploi]
L'offre exacte que vous proposez compte également.
« Assurez-vous de proposer une offre d'emploi irrésistible », a déclaré Schwartz. "La plupart des employés de haute qualité exigent un salaire plus élevé et de bons avantages sociaux."
Offrir un ensemble d'avantages sociaux compétitifs vous aide non seulement à attirer les meilleurs talents, mais peut également augmenter la fidélisation des employés.
Quoi qu'il en soit. Si vous pensez que l'offre est bonne, préparez-vous à des négociations sur le salaire et les avantages sociaux.
« Permettez à l'employé potentiel de réfléchir à votre offre, et s'il n'est pas d'accord, essayez de négocier. ", a déclaré Schwartz. « La négociation doit toujours être une situation gagnant-gagnant. »
9. Effectuez une vérification des antécédents.
Une dernière étape à envisager consiste à effectuer une vérification des antécédents pour vous assurer qu'il n'y a pas de signaux d'alarme importants avant d'amener la personne sur votre lieu de travail.
« Si vous pensez Si le candidat potentiel correspond au poste dont vous avez besoin, vous pouvez effectuer une vérification de vos antécédents », a déclaré Schwartz. "Cela confirmera la décision que vous avez prise."
Embaucher des employés à distance
L'embauche de travailleurs à distance est devenue courante pour les entreprises au milieu de la pandémie de COVID-19, et elle s'accompagne de son propre ensemble de défis. Lorsque vous canalisez des candidats à distance tout au long du processus d'embauche, vous devrez procéder à quelques ajustements.
"Bien que les principes fondamentaux de l'intégration restent les mêmes, il existe des différences", a déclaré Deosingh. « Ils ne peuvent pas voir votre espace physique. Une grande partie du processus d'intégration inclut la possibilité de visiter l'espace et de s'acclimater à l'emplacement physique. »
Voici quelques façons d'adapter le processus pour les embauches à distance afin de les maintenir engagés :
Deosingh a également déclaré qu'il est important de fournir un guide en ligne complet et clair, car le nouvel employé n'aura pas de documents ni de documents physiques avec lui.
Faire appel à votre nouvel employé
Ce sont les cinq aspects les plus importants de l'intégration, selon Deosingh :
Roberts a déclaré que le processus d'intégration de son entreprise commence par un package de bienvenue (une lettre d'offre, les documents du nouvel employé, des informations sur les avantages sociaux et un manuel de l'employé) et se poursuit jusqu'à l'orientation. et une formation dès le premier jour où l'employé exerce ses nouvelles fonctions.
« Cela devrait inclure des présentations des membres clés du personnel, des ressources de l'employeur, des visites de bureaux, etc., [tout ce qui] aidera un nouvel employé à s'assimiler à son nouveau rôle en tant que membre de votre équipe", a-t-elle déclaré.
Selon Schwartz, l'intégration devrait également comprendre tout encodage de données personnelles nécessaire, une explication de la mission et de la vision de votre entreprise, une formation sur vos procédures opérationnelles standard. , et la délivrance de fournitures et d'uniformes, le cas échéant.
"L'intégration concerne les premières impressions et l'engagement du nouvel employé dans son engagement à travailler avec votre entreprise", a déclaré Handrick. "C'est bien plus que de la paperasse." Elle a ajouté que vous devez définir, sous forme de liste de contrôle, toutes les tâches et activités nécessaires pour aider la nouvelle recrue à se sentir la bienvenue, à être productive et à vouloir rester.
Handrick a également noté que, pendant la première semaine, les activités ont tendance à se concentrer sur la paperasse, la véritable valeur de l'intégration réside dans ce qui se passe au cours des 30 à 90 premiers jours et dans ses effets à venir.
Le processus d'embauche ne s'arrête pas une fois qu'une offre a été acceptée. Vous devez consacrer du temps à l'intégration et à la formation adéquates des nouveaux employés pour les aider à démarrer.