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En tant qu'employeur, vous voulez montrer à vos travailleurs que vous vous souciez de vous. Une façon d'y parvenir est de les compenser financièrement d'une manière qui leur convient. Pour de nombreuses entreprises, cela signifie proposer des cartes de paiement comme option pour permettre aux employés de recevoir leur salaire.
Les cartes de débit des employés, autre nom pour les cartes de paiement, peuvent être une bonne alternative aux autres méthodes de paiement pour payer leur salaire aux employés. Cependant, outre les avantages de commodité et d'accessibilité, il existe certains inconvénients à prendre en compte, comme des frais élevés. Voici tout ce que vous devez savoir sur les cartes de paiement ou les cartes de débit des employés.
Comment fonctionne une carte de paie pour l'employeur ?
Les cartes de paiement ont vu le jour à la fin des années 1990. Depuis leur création, leur utilisation s'est développée. Selon Patriot Software, il y avait 5,9 millions de cartes de paiement actives aux États-Unis en 2017, et ce nombre devrait atteindre 8,4 millions d'ici 2022.
Il y a plusieurs avantages à rémunérer les employés utilisant une carte de paiement. Les cartes de paiement offrent aux employeurs un moyen rapide et sécurisé de payer leurs employés, en particulier ceux qui ne possèdent pas de compte bancaire. Steve Shouler, propriétaire de PayNortheast Payroll Company, a déclaré que les employeurs peuvent déposer les salaires sur la carte de paiement d'un employé en utilisant le routage et le numéro de compte associés à la carte de paiement.
Un deuxième avantage, a ajouté Shouler, est que les entreprises qui n'offrent pas de cartes de paiement courent le risque de fraude par chèque et des tracas liés à la perte de leur chèque de paie.
La NFIB estime qu'il en coûte aux entreprises 3 $ pour chaque chèque papier émis. Par conséquent, les autres avantages de la transition vers les cartes de paie sont les économies (à la fois en argent et en temps) pour les employeurs, et le rechargement des cartes de paie est facile.
Il est cependant important de choisir une carte avec moins de frais qui offre un accès à l'historique du compte, une responsabilité limitée pour les transactions/transferts non autorisés et des droits de résolution d'erreurs.
Voici huit entreprises avec lesquelles vous pouvez travailler pour émettre des cartes de paiement :
Il est important de prendre en compte les avantages des cartes de paie par rapport au dépôt direct lorsque vous déterminez les options de paiement à offrir à votre employés.
Proposer des cartes de paie aux employés
Tout le monde n'a pas de compte bancaire et n'a pas non plus le droit d'en ouvrir un. Selon une enquête menée par la Federal Deposit Insurance Corporation en 2017, plus de 8 millions de ménages n'ont pas de compte bancaire. Cette même enquête a révélé que 24 millions de ménages supplémentaires possédaient un compte bancaire mais utilisaient toujours d'autres produits financiers en dehors du système bancaire.
Certaines personnes ne veulent même pas d'un compte courant ou d'un compte d'épargne. En conséquence, de plus en plus d'entreprises proposent des cartes de paiement. Au lieu d'émettre des chèques papier pour payer les employés, un employeur charge le salaire de l'employé à chaque période de paie sur une carte, selon Bob Castaneda, directeur des programmes de comptabilité et de finance de l'Université Walden.
"La carte de paie utilise généralement un émetteur de carte de crédit national comme Visa ou MasterCard, ce qui permet à la carte d'être utilisée pour les retraits d'espèces aux distributeurs automatiques, les paiements automatiques de factures et dans les entreprises où les cartes de crédit sont acceptées", a déclaré Castaneda. .
Castaneda a déclaré que la plupart des employeurs proposent des cartes prépayées comme option pour payer leurs employés. Il s'agit d'une offre particulièrement intéressante pour les salariés sans compte bancaire, car ils peuvent utiliser ces cartes pour payer leurs factures et éviter les frais d'encaissement des chèques.
Les meilleurs services de paie proposent des options pour payer les employés avec des cartes de paie. Ainsi, lorsque vous choisissez un service de paie, assurez-vous qu'il dispose de cette fonctionnalité si vous en avez besoin.
Cependant, les personnes sans compte bancaire ne sont pas les seules à préférer recevoir leur salaire par carte de paiement.
« Les personnes dont les revenus dépassent 100 000 $ trouvent également les cartes de paie d'aujourd'hui attrayantes », a écrit C. Sue Brown dans un résumé du rapport du Mercator Advisory Group intitulé « L'évolution des cartes de paie américaines au 21e siècle ». Brown est l'auteur du rapport et directeur du service de conseil prépayé du Mercator Advisory Group.
En tant qu'employeur, vous ne pouvez pas exiger de vos travailleurs qu'ils acceptent ce mode de paiement ; vous devez proposer d'autres options de paiement en plus des cartes prépayées, comme les chèques papier ou les dépôts directs, et faire connaître ces options à chaque employé.
Note de l'éditeur : Vous envisagez un service de paie pour votre entreprise ? Remplissez le questionnaire ci-dessous pour être mis en contact avec des fournisseurs qui peuvent vous aider.
Quels sont les frais liés à l'utilisation d'une carte de paiement ?
Si, après avoir examiné ses options, un employé choisit de reçoivent leur salaire sur une carte de paiement, le Bureau de protection financière des consommateurs (CFPB) dit que vous, l'employeur, devez leur fournir une copie des termes et conditions, qui divulguent les frais associés à la carte de paiement. Le CFPB recommande aux particuliers de lire les conditions afin de comprendre les frais qui peuvent leur être facturés par les sociétés de cartes de paiement. Les employeurs devraient également proposer une formation sur la façon d'utiliser la carte de paiement, afin d'éviter tout malentendu.
En outre, le CFPB a adopté une règle obligeant les fournisseurs de cartes à divulguer certaines informations aux employés qui choisissent d'être payés via une carte de paie. Le processus consiste à fournir un formulaire « court » qui divulgue les frais spécifiques, tandis qu'un formulaire « long » divulgue tous les frais et autres détails concernant la carte de paiement de l'employé. Quelques exemples de frais que les employés peuvent encourir comprennent les frais d'activation, les frais d'inactivité, les frais d'achat, les frais de service client et les frais de rechargement.
Certains émetteurs de cartes facturent des frais pour chaque achat effectué avec la carte ou lorsque le titulaire de la carte vérifie son solde à un guichet automatique. Les autres frais comprennent les frais de maintenance mensuels, les frais de remplacement des cartes perdues ou volées et les frais de guichet automatique (pour les guichets automatiques en dehors du réseau de la banque) qui peuvent être plus élevés que les frais de compte courant.
« Le coût annuel estimé pour un employé d'une carte de paie peut atteindre 72 $ par an rien que pour les frais de maintenance », a déclaré Castaneda. "Cela exclut les frais de retrait aux distributeurs automatiques, qui peuvent coûter jusqu'à 5 $ par transaction."
Ce ne sont pas seulement les employés qui paient des frais. Les employeurs paient également des frais pour des choses comme l'apposition du logo de l'entreprise sur la carte de paiement ou l'émission de cartes temporaires.
Assurez-vous de consulter les lois et réglementations de votre état avant de choisir de proposer des cartes de paie aux employés. Comprenez tous les frais que vous et vos employés pourriez devoir payer et divulguez ces frais à vos employés.
Utiliser une carte de paiement
Bien qu'il puisse sembler que les cartes de paie ne profitent qu'aux employeurs ou pour les salariés qui n'ont pas de compte bancaire, l'utilisation d'une carte de paiement présente certains avantages. Par exemple, une fois que le salaire de la période de paie la plus récente est chargé sur la carte de débit d'un employé, l'employé peut se connecter en ligne, via le portail de la société de carte de paiement, pour consulter les détails de son compte, a déclaré Shouler. « Vous pouvez accéder aux informations sur le solde, consulter les transactions et contester les frais, comme vous le feriez avec une carte de crédit ou de débit », a-t-il déclaré.
Visa permet aux employés de consulter leurs dépôts directs, de récupérer les données de leur compte et de configurer des alertes de solde pour les aider à gérer leurs dépenses et à atteindre leurs objectifs financiers.
Que vous utilisiez des cartes de paie, le dépôt direct ou des chèques papier, vous devez toujours déterminer le meilleur barème de rémunération pour votre entreprise et vos employés. Les options les plus populaires sont bimensuelles et bimensuelles.
Ceux qui ont des comptes bancaires et utilisent une carte de paiement peuvent diviser leur salaire entre les comptes bancaires et les cartes de débit des employés afin de gérer leurs finances. Selon l'American Payroll Association, un dépôt fractionné est un bon moyen de constituer son épargne.
C'est à vous de décider si vous choisissez d'offrir des cartes de paiement à vos employés. Discutez avec vos employés pour comprendre leurs préférences et recherchez des prestataires de services pour trouver celui qui convient le mieux à votre entreprise.