3. Couvrez tous vos employés.
Lorsque vous démarrez une entreprise, il y a une chose que vous devez maîtriser une fois que l'argent commence à rentrer : les impôts. Faire des affaires aux États-Unis sans gérer correctement vos paiements d'impôts aux gouvernements local, étatique et fédéral pourrait entraîner des amendes massives, des privilèges bancaires persistants, voire même une intervention du gouvernement pour vous fermer.
Que vous soyez Que vous démarriez une nouvelle entreprise au tournant de la nouvelle année ou que vous attendiez avec impatience votre premier paiement d'impôt trimestriel, ce moment est crucial pour un propriétaire de petite entreprise. Selon la manière dont votre entreprise est organisée, vos exigences fiscales peuvent être différentes de celles des autres entreprises. Que vous soyez une SARL, une société de personnes ou une société S, vous paierez toujours des impôts au fur et à mesure, et déclarerez vos revenus au fur et à mesure que vous les gagnerez tout au long de l'année fiscale.
Bien qu'il existe d'innombrables experts et professionnels Pour vous aider à traverser les premiers mois d'activité de votre entreprise, nous avons rassemblé quelques conseils et formulaires fédéraux que vous pouvez remplir dès maintenant pour vous assurer que votre premier ou votre prochain paiement d'impôt trimestriel se déroule sans problème.
1. Structurez votre entreprise.
Peut-être avez-vous déjà franchi cette étape, mais pour ceux qui ne l'ont pas encore fait, établir la structure de votre entreprise est tout aussi important que de trouver un emplacement et un nom pour votre entreprise. Il existe de nombreuses structures d'entreprise parmi lesquelles choisir, mais la plupart des petites entreprises s'établissent sous la forme d'une société à responsabilité limitée (SARL), d'une entreprise individuelle ou d'un partenariat quelconque.
Il existe de nombreux avantages fiscaux, financiers et juridiques. à chaque type d'entité commerciale, il est donc important de trouver la configuration adaptée à votre entreprise. Vous devrez déposer votre demande dans l'État où votre entreprise exercera ses activités. La Small Business Association (SBA) fédérale peut vous aider à déterminer où et comment vous pouvez le faire dans votre État.
En tant que partenariat, vous remplirez probablement le formulaire 1065 auprès de l'IRS, tandis que les sociétés déposeront le formulaire. 1120. Si vous souhaitez déposer en tant que S-corp, vous devrez déposer le formulaire 2553, puis déposer chaque année un 1120S. Les entreprises individuelles et les travailleurs indépendants doivent déposer une annexe 1040 C ou 1040 C-EZ, bien que cette dernière exige que vous réalisiez un bénéfice, que vos dépenses ne dépassent pas 5 000 $, que vous n'ayez pas d'employés ni d'inventaire et que vous ne déduisiez ni ne réclamiez l'amortissement. de votre maison.
N'oubliez pas non plus que chaque type d'entité dépose ses impôts auprès de l'IRS à des moments différents, les sociétés de personnes et les sociétés déclarant généralement le 15 mars et les entreprises individuelles et les SARL à membre unique le 15 avril.
2. Obtenez un numéro d'identification fiscale d'État et fédéral.
Bien que le gouvernement fédéral ne s'implique pas dans la structure de votre entreprise, il rejoindra votre État pour avoir besoin de votre part d'un numéro d'identification fiscale d'entreprise. Les entreprises doivent disposer de ces numéros, également appelés numéros d'identification d'employeur (EIN), pour payer des impôts.
Pour obtenir un EIN pour votre entreprise, vous devez en faire la demande auprès du service des impôts de votre État. Pendant que vous y êtes, vous pouvez également soumettre votre SS-4 pour couvrir vos exigences fédérales.
3. Couvrez tous vos employés.
Si votre entreprise est suffisamment importante pour avoir besoin d'employés pour vous aider à la gérer, vous devrez remplir un certain nombre de formulaires fiscaux différents en fonction de leur statut d'emploi.
< p> Quel que soit le nombre de personnes que vous embauchez au départ, Anthony Mezzasalma, CPA chez Mezzasalma Advisors, a déclaré que vous devriez immédiatement envisager de faire appel à un fournisseur de paie. Ces entreprises vous aident à gérer des choses telles que les déclarations de charges sociales trimestrielles, les formulaires W-2 et d'autres aspects importants de la gestion d'un personnel. L'automatisation d'une partie du processus, a déclaré Mezzasalma, permet de garantir que vous ne tomberez pas sous le coup de la loi sur les charges sociales.Si vous n'embauchez qu'un petit personnel et avez confiance en vos capacités, n'oubliez pas de déposer une déclaration. W-2 : Formulaires de déclaration de salaire et d'impôt pour chaque employé qui reçoit un salaire, un salaire ou une autre forme de rémunération. Ce formulaire indique les salaires ou traitements que votre entreprise verse aux employés pour le calendrier.r année ainsi que les impôts retenus sur eux. Il déclare également les taxes FICA à l'Administration de la sécurité sociale. Bien que vous puissiez les déposer auprès de l'IRS, vous pouvez également les soumettre via le site Web de l'Administration fédérale de la sécurité sociale. Ce formulaire doit être déposé avant le 31 janvier.
Chaque employé devra également remplir Formulaire W-4 : Certificat d'allocation de retenue de l'employé pour noter toutes les déductions qu'il souhaite retirer et le montant d'impôt sur lequel il souhaite être retenu. leur salaire. Idéalement, il s'agit du montant exact dû sur le formulaire 1040 d'un employé à la fin de l'année, même si les montants ne correspondent souvent pas.
4. Faites attention aux exigences fiscales de vos entrepreneurs.
Si vous avez l'intention d'embaucher des entrepreneurs ou des fournisseurs indépendants, vous devrez remplir le formulaire 1099-MISC. Obligatoire pour toute personne payant au moins 600 $ par an, ce formulaire peut également être utilisé pour déclarer toute « vente directe d'au moins 5 000 $ de produits de consommation à un acheteur pour revente ailleurs qu'un établissement de vente au détail permanent », selon l'IRS. Une fois déposé avant la date limite du 15 mars, le 1099 est envoyé en trois exemplaires, l'entreprise, le particulier et l'IRS en recevant chacun un.
Vous devrez également déposer le formulaire 1099. Formulaire W-9 : Demande de numéro d'identification fiscale et de certification. Mezzasalma prévient que le W-9, attendu le 31 janvier, est extrêmement important pour garantir que votre entreprise se conforme à la loi fiscale fédérale.
"Je suggère aux [nouveaux propriétaires d'entreprise] de ne payer aucun fournisseur tant qu'ils ne sont pas en règle. possession du formulaire W-9, car ceux-ci sont beaucoup plus difficiles à obtenir après coup », a-t-il déclaré. "Cette étape est importante car il y a des sanctions pour ne pas émettre de formulaires 1099 alors que vous êtes censé le faire."
5. Tenez compte de l'assurance maladie.
En plus du salaire de vos employés ou de votre impôt sur le revenu des personnes physiques en tant que propriétaire d'entreprise, vous disposerez d'autres formulaires si vous souscrivez une assurance maladie ou des régimes de retraite.
Suite à l'adoption de l'Affordable Care Act, les entreprises doivent connaître le formulaire 1095-B ou 1095-C, en fonction du nombre d'employés qu'elles emploient. Ces formulaires sont requis si votre entreprise propose une assurance maladie comme avantage pour ses employés. Le fait de ne pas produire ces formulaires entraînera des pénalités de la part du gouvernement.
Autres éléments fiscaux des petites entreprises à noter
Le code des impôts américain est un labyrinthe qui nécessite des années d'études pour être compris. Tout faux pas en matière fiscale professionnelle peut entraîner des problèmes financiers majeurs et même affecter votre vie personnelle. Vous pouvez prendre des mesures supplémentaires pour éviter ces problèmes.
Il est important d'ouvrir un compte bancaire professionnel et de conserver vos livres et registres professionnels séparés de vos finances personnelles. Ce dernier point est important, a déclaré Mezzasalma, car l'IRS exige des registres distincts pour les entreprises. C'est également une bonne pratique, car elle « permet de garantir qu'il n'y a pas d'enregistrements de revenus et de dépenses manqués ».
Il est impératif de respecter les délais d'imposition de votre entreprise, d'autant plus que l'IRS a avancé certains d'entre eux pour lutter contre la fraude fiscale. vol d'identité.
« L'IRS faisait pleuvoir, pour ainsi dire, en déboursant rapidement les déclarations de revenus sans vérifier les informations », a déclaré Mezzasalma, ce qui a conduit les escrocs à produire de fausses déclarations de revenus au nom d'autres personnes. "Maintenant, l'IRS veut obtenir les informations plus tôt afin de pouvoir les parcourir et les vérifier avant de payer les déclarations."
La meilleure façon d'éviter de manquer des formulaires fiscaux ou des délais est de laisser de côté les exigences fiscales. aux professionnels. Si vous engagez un comptable, il peut s'assurer que vous ne manquerez jamais une date limite et que vous resterez toujours en conformité avec les lois fédérales et étatiques.