Comment créer une facture
Si vous connaissez les bases de la comptabilité des petites entreprises, vous savez que signer un nouveau client ne signifie pas que vous obtiendrez son encaisser tout de suite. Au contraire, vous devrez peut-être attendre plusieurs semaines ou mois avant que l'argent des comptes clients de votre entreprise n'atteigne le compte de trésorerie de votre entreprise. Et si vous n'envoyez pas de factures pour votre travail, vous risquez de ne jamais recevoir cet argent.
Négliger d'envoyer des factures peut retarder les paiements de vos clients car, souvent, ceux-ci ont besoin de recevoir des factures pour déclencher leurs processus de paiement. . Étant donné que vos clients enregistrent probablement les factures dans les comptes créditeurs dès leur réception et paient selon leur échéancier de paie interne, vos clients peuvent manquer ou ignorer les paiements sans factures pour déclencher leurs processus de paie. Heureusement, l'envoi de factures est simple. Ci-dessous, nous vous expliquerons comment créer une facture.
[Article connexe : Comptes fournisseurs et comptes clients et leurs différences]
Qu'est-ce qu'une facture ?
Une facture est un document détaillé répertoriant et détaillant les prix de tous les produits et services qu'un client a achetés auprès de votre entreprise au cours d'une période donnée. Une fois que votre client reçoit votre facture, il doit la payer dans le délai spécifié dans vos conditions générales.
Sans factures, les petites entreprises comme la vôtre auraient probablement beaucoup plus de mal à obtenir les paiements de leurs clients et à les recevoir à temps. temps. Les factures servent également d'enregistrement de votre travail pour un client, et cet enregistrement peut être utile à des fins comptables, pour renégocier les conditions avec un client ou même si vous faites face à un audit IRS. Vos clients peuvent également utiliser des factures pour la tenue de dossiers et la comptabilité.
Une facture est un document détaillé contenant tout le travail que vous avez effectué pour un client pendant une période ainsi que les prix que vous facturez pour chaque élément de campagne.
Qu'est-ce qui est inclus sur une facture ?
Vous devez inclure les éléments suivants dans vos factures :
Une facture contient les bases commerciales de votre travail effectué pour un client ainsi que les conditions de paiement. .
Comment créer une facture
C'est une chose de savoir ce que vous devez inclure dans votre facture, mais c'en est une autre de présenter ces informations d'une manière que vos clients peuvent facilement comprendre et agir sur. Vous pouvez vous assurer que votre facture est entièrement compréhensible en suivant les étapes suivantes :
1. Ajouter un en-tête
Votre facture doit commencer par un en-tête qui inclut la date de la facture ainsi que les coordonnées de votre entreprise et de votre client. Souvent, les informations de votre entreprise se trouveront sur le côté gauche et celles de votre client sur le côté droit, mais parfois, vos informations peuvent figurer au-dessus de celles de votre client.
2. Désignez un numéro ou un identifiant de facture
Si la facture que vous envoyez est la première pour un client, vous pouvez inclure « Facture #0001 » dans votre en-tête (les zéros supplémentaires dans le numéro empêchent les changements d'espacement si vous atteindre des milliers de factures). Vous pouvez également définir un identifiant lié à la période de service, tel que « Facture n° 2021Q1 » ou « Facture n° FEB2021 ». Même si votre identifiant de facture spécifie la période couverte par votre facture, vous devez également inclure une date de facture exacte à côté de l'identifiant.
[Connexe : Apprendre ce qu'est une note de frais pour comprendre les finances de votre entreprisesituation financière]
3. Insérez votre tableau détaillé
Le cœur de votre facture est votre tableau détaillé des services et des prix. Ici, vous énumérerez chaque article et sa quantité, son tarif unitaire (qui peut être un prix par article ou un tarif horaire) et son coût total. En bas à droite du tableau, vous ajouterez le coût de chaque élément de campagne et enregistrerez la somme comme valeur totale de votre facture. Vous devez soit vous assurer que ce numéro est en gras, soit l'indiquer ailleurs comme total dû dans une grande police évidente. Dans certains cas, vous devrez également facturer des taxes.
Dans votre tableau détaillé, vous pouvez également inclure la date ou la période pendant laquelle chaque élément de campagne a été fourni et détailler ce que comprend le service indiqué. Cela peut contribuer à rendre votre travail et vos tarifs plus transparents pour votre client et éventuellement encourager un paiement plus rapide. Vous pouvez également faciliter le paiement en incluant plusieurs tableaux détaillés. Par exemple, si vous fournissez des services à votre client à la fois au sein de son bureau et hors site, vous pouvez créer un tableau détaillé pour chaque emplacement.
4. Ajoutez des notes de bas de page
Souvent, les factures sont des listes explicites de services, de quantités et de prix, mais parfois, elles ne peuvent pas donner une vue d'ensemble. Par exemple, il n'est peut-être pas immédiatement évident que vous appliquez une remise à l'un de vos éléments de campagne. Pour clarifier cette remise, ajoutez une note explicative en bas de page de votre facture. De cette façon, votre client sait que les futures factures pourront afficher des tarifs plus élevés pour le même travail. Si votre facture ne nécessite pas de notes de bas de page clarifiantes, vous pouvez toujours ajouter une note de remerciement : un peu de gratitude peut être très utile.
Pour créer une facture, commencez par un en-tête, choisissez un nom unique. identifiant de facture, remplissez votre tableau détaillé et laissez des notes de bas de page si nécessaire.
Exemple de facture
Maintenant que vous savez comment fonctionnent les factures, il peut être utile d'en voir une en action. C'est pourquoi nous avons fourni un exemple ci-dessous :
26 février 2020 FACTURE #FEB2021
John Doe Facture à : Excellent Client, LLC
1 Times Square 1 Hollywood Boulevard
New York, NY 10011 Los Angeles, CA 90045
1-800-111-2345 1-800-999-8765
john@ MyCompany.com client@myclient.com
FACTURE
Remarques :
* Comme indiqué précédemment, nous n'offrirons plus le service 3 à partir du mois prochain.< /p>
^ Pour le service 6, un rabais de 50 $ par unité a été appliqué. Merci comme toujours d'avoir choisi MyCompany !
Modèles et générateurs de factures
Maintenant que vous savez comment créer une facture et que vous en avez vu un exemple réaliste, vous pouvez commencer à créer la vôtre. à l'aide d'un modèle ou d'un générateur. Vous trouverez ci-dessous cinq options :
Une fois que vous avez choisi votre modèle, suivez simplement les étapes ci-dessus pour créer des factures que les clients non seulement comprendront, mais sur lesquelles ils agiront également.
Construire Better Businesses
Des informations sur la stratégie et la culture de l'entreprise, directement dans votre boîte de réception. Fait partie du réseau business.com.